Youi

Hintergrund

Youi ist ein schnell wachsendes allgemeines Versicherungsunternehmen, das den australischen und neuseeländischen Markt bedient. Das Unternehmen hat seinen Sitz an der Sunshine Coast und beschäftigt rund 1700 Mitarbeiter. Seit der Markteinführung in Australien im Jahr 2008 hat sich das Unternehmen dank seines Engagements für Produkt- und Serviceinnovationen schnell einen Marktanteil von 5 % im Bereich der Kfz- und Hausratversicherung gesichert, was wiederum zu einer Kundenzufriedenheit von 85 % führt.

Situation

Anfang 2014 hatte Youi ehrgeizige Pläne, um sein Wachstum zu beschleunigen und den Verbrauchern in Australien und Neuseeland ein Kundenerlebnis zu bieten, das sich von dem der Konkurrenz abheben würde. Das Unternehmen wollte eine flexiblere und effizientere Kommunikation mit den Kunden anbieten, bei der E-Mail eine entscheidende Rolle spielen sollte.

Die Einbindung von E-Mail in die Kerngeschäftsprozesse und die Kundenkommunikation von Youi war jedoch nicht ohne Risiko. Ricky Balea, Youis Infrastruktur-Manager, sagte: "Vor der Implementierung von Mimecast bestand unsere E-Mail-Infrastruktur aus MS Exchange und einer Punktlösung."

Daher erkundigt sich Youi nach Funktionen, die seine geschäftskritischen E-Mails unterstützen und den Bestimmungen des Electronic Communications Act entsprechen.

Insbesondere die E-Mail-Archivierung war zeitaufwändig und ineffizient, da die Größe des Posteingangs begrenzt war und die Archivierung in PST-Dateien vom Benutzer verwaltet wurde. Ricky erklärte, dass dies sowohl aus Sicht der Benutzer als auch aus Sicht der IT-Abteilung ineffizient war: "Es war mühsam für uns, gelöschte E-Mails von externen Bandsicherungen abzurufen."

Diese fragmentierte Archivierung stellte auch ein Compliance-Risiko dar. Die Aufbewahrung von E-Mails war schwierig zu verwalten, während die Unterstützung von eDiscovery und Audit-Anforderungen zeitaufwändig war. Vor diesem Hintergrund war Ricky bereits zu dem Schluss gekommen, dass ein Upgrade von Exchange Server eine absolute Notwendigkeit war, doch er erkannte schnell, dass Youi auf den Kernfunktionen von Exchange aufbauen musste.

Lösung

Ursprünglich konzentrierten sich Ricky und sein Team auf ein Upgrade auf Exchange Server 2013, um zusätzliche Funktionen aus der bestehenden Infrastruktur herauszuholen - ein Anruf von Kollegen aus Youis südafrikanischem Unternehmen brachte Mimecast ins Spiel.

sagte Ricky: "Zuerst haben wir uns darauf konzentriert, mehr Funktionalität aus unserer bestehenden Infrastruktur herauszuholen. Aber dann begannen unsere Kollegen in Südafrika, über die Vorteile von Mimecast zu sprechen, und es wurde schnell zu einer offensichtlichen Wahl.

Nach seinen eigenen Recherchen war Ricky bereit, sich Mimecast genauer anzusehen: "Mimecast ist sehr kosteneffizient. Es hat unsere E-Mails sicher gemacht - in dem Sinne, dass wir uns keine Gedanken über die Archivierung oder DR machen müssen. Darüber hinaus hat uns der Schutz vor Malware und Spam überzeugt, im Gegensatz zur Verwendung unserer eigenen Lösung. Das machte den Wechsel zu Mimecast zu einem Selbstläufer."

Wenige Wochen später, als der Proof of Concept abgeschlossen war, wechselte Youi zu Mimecast. Ricky kommentierte den reibungslosen Übergang: "Die Umstellung von der Weiterleitung ausgehender Post direkt über Mimecast statt über das Internet war ziemlich schnell - innerhalb von ein paar Wochen. Dann dauerte es wieder ein paar Wochen. Dann dauerte es noch einmal ein paar Wochen, um den gleichen Prozess für eingehende E-Mails durchzuführen."

Vorteile

Mimecast in Verbindung mit Exchange Server 2013 hat Youi das robuste, sichere und konforme E-Mail-System gegeben, das es brauchte, um die Kundenkommunikation in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

sagte Ricky: "Mimecast scheint eine rundum bessere Lösung zu sein. Bessere Spam- und Inhaltsfilterung, bessere Verwaltung, Benutzerfreundlichkeit, intuitive Benutzerfreundlichkeit, die es ermöglicht, die Verwaltung der E-Mails wieder auf den Benutzer zu übertragen. Das ist etwas, was man mit Exchange nicht wirklich machen kann - es hat diese Art von Flexibilität nicht."

Die Endbenutzer werden von der Aufgabe der Archivierung in PSTs befreit. Stattdessen werden die E-Mails automatisch im Mimecast Cloud Archive aufbewahrt. Dadurch verringert sich auch der Supportaufwand für Rickys Team, zum Beispiel die Zeit, die damit verbracht wird, den Anwendern zu helfen, alte E-Mails zu finden: "Heutzutage können wir den Anwendern einfach sagen: 'Klicken Sie auf diesen Link und holen Sie sie sich selbst aus dem Mimecast-Portal. Solche Dinge machen die Verwaltung für uns viel weniger mühsam. Wir konzentrieren uns auf strategischere, weniger alltägliche Aktivitäten.

Das Mimecast Cloud Archive hat sich auch unter dem Gesichtspunkt der Compliance bewährt: "Die eDiscovery-Prüfung ist ein echter Vorteil. Wir haben oft Leute, die die E-Mail-Kommunikation untersuchen. Es ist ein Sicherheitsproblem, wenn wir den Zugriff über MS Exchange gewähren. Durch den Einsatz von Mimecast können wir die Audit-Protokolle sehen, es gibt einen klaren Prüfpfad, auf den wir verweisen können."

Doch die Vorteile des Wechsels von Youi zu Mimecast beschränken sich nicht auf die Archivierung. Youi erhält nun eine erstklassige E-Mail-Sicherheitslösung, die Targeted Threat Protection zum Schutz vor Angriffen wie Spear-Phishing sowie richtliniengesteuerte Tools zur Überprüfung von Inhalten umfasst, um schädliche Datenlecks per E-Mail zu verhindern: "Mimecast kümmert sich jetzt um die Spam-Filterung und die E-Mail-Sicherheit, nicht wir, und DLP ist jetzt vollständig automatisiert. Wir haben eine bessere Kontrolle über vertrauliche Informationen - sie sind an Schlüsselpersonen gebunden und werden von Schlüsselpersonen und nicht mehr von der IT-Abteilung verwaltet."

Insgesamt hat Mimecast Ricky und seinem Team eine einzige, integrierte Lösung für eine Reihe von Herausforderungen im Bereich der E-Mail-Infrastruktur geboten. Seine Schlussfolgerung: "Alles in allem war es eine Komplettlösung, die Mimecast uns bieten konnte. Im Vergleich zu anderen Cloud-E-Mail-Diensten geht sie noch einen Schritt weiter. Es übernimmt die Sicherheit, die Archivierung, die Einhaltung von Vorschriften und vieles mehr - aber alles in einer Lösung.