Gipfel-Häuser

Auf einen Blick

• Unterstützt mehr als 300 aktuelle und archivierte Benutzerpostfächer mit einer robusten E-Mail-Speicherung und -Archivierung, um die gesetzlichen Anforderungen der Baubranche zu erfüllen
• Erfordernis der Migration von mehr als fünf Terabyte an Daten vom vorherigen Anbieter
• Verbesserte Fähigkeit zur Erkennung von Bedrohungen und Sicherheit von E-Mail als zentrales Geschäftsinstrument

Die Summit Homes Group wurde 1978 gegründet und baut in ganz Westaustralien mehr als 1.000 Häuser pro Jahr. Die Gruppe beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter in 19 verschiedenen Marken.

Herausforderung

Eine unerwartete Änderung der Providerbedingungen zwang die Summit Homes Group, ihre gesamte Infrastruktur für E-Mail-Sicherheit, Mailbox und Archivierung zu überdenken. Die Gruppe, die in Westaustralien jährlich rund 1.000 Häuser baut, benötigte eine Lösung für eine unbegrenzte Anzahl von Postfächern, die sowohl den ständigen Wechsel von Mitarbeitern als auch den Versand großer Anhänge zwischen den Bauherren, Kunden und Auftragnehmern bewältigen konnte.

Die Summit Homes Group, die in einer stark regulierten Branche tätig ist, benötigte eine Möglichkeit, die E-Mail-Kommunikation von mindestens sieben Jahren in Hunderten von Postfächern kosteneffizient zu speichern. Darüber hinaus musste eine Lösung gefunden werden, die sich nahtlos in Microsoft Outlook integrieren lässt. Die Benutzer sollten in der Lage sein, E-Mails nach dem Lesen zu löschen und zu wissen, dass sie jederzeit über ein intuitives Archivsystem abgerufen werden können.

"In der Branche sind wir verpflichtet, sieben Jahre lang auf die Unterlagen zuzugreifen", sagt Fabio Fusari, Group IT Manager, Summit Homes Group. "Aber als Unternehmen bieten wir eine lebenslange Garantie auf unsere Bauten, so dass wir unsere Unterlagen viel länger aufbewahren müssen, falls ein Projekt noch einmal überarbeitet werden muss.

Lösung

Nach einer eingehenden Marktanalyse entschied sich die Summit Homes Group für die M2A-Lösung von Mimecast, die Mailbox- und Archivierungsdienste mit E-Mail-Sicherheit, einschließlich E-Mail-Filterung und URL-Rewriting, integriert.

In Zusammenarbeit mit einem lokalen Systemintegrator migrierte die Summit Homes Group in der Vorweihnachtszeit, einer der geschäftigsten Zeiten des Jahres in der Baubranche, innerhalb kurzer Zeit mehr als fünf Terabyte an E-Mail-Archivdaten zu Mimecast.

Fusari erklärt, dass der Prozess des Baus eines Hauses von der ersten Anfrage bis zur Fertigstellung zwischen einem und drei Jahren dauert und während dieses Prozesses über 1.000 E-Mails ausgetauscht werden können, einschließlich großer Anhänge wie Pläne. Erschwerend kommt hinzu, dass die Verkaufsberater häufig den Arbeitsplatz wechseln, so dass an einem Gespräch zwischen einem Käufer und dem Unternehmen mehrere Verkaufsmitarbeiter beteiligt sein können.

Die Archivierungsfunktion von Mimecast macht es dem Unternehmen leicht, den gesamten E-Mail-Verkehr im Vorfeld einer Bauphase sowie während und nach der Fertigstellung des Hauses zu überprüfen.

"Angesichts des Drucks, der durch das bevorstehende Vertragsende auf uns lastete, war es von entscheidender Bedeutung, dass der Übergang reibungslos verlief und wir in relativ kurzer Zeit wieder einsatzbereit waren", sagte er. "Mimecast machte es uns leicht, auf die Mailboxen derjenigen zuzugreifen, die das Unternehmen verlassen hatten, und ermöglichte es uns, die Informationen zu extrahieren und die Zusammenarbeit mit den Kunden nahtlos fortzusetzen."

Fusari ist der Meinung, dass Mimecast perfekt zur Summit Homes Group passt, mit einer ähnlichen Kultur und Einstellung, lokaler Präsenz und lokalen Datenzentren. "Die Mimecast-Lösung ist etwas, über das ich nicht allzu viel nachdenken muss, und aus diesem Grund ist sie großartig. Sie funktioniert einfach, und wir müssen uns nur dann an das lokale Support-Team wenden, wenn neue Funktionen eingeführt werden", sagte er.

Zusammenfassung

Die Implementierung der Mimecast-Lösung hat sich für die Summit Homes Group als sehr vorteilhaft erwiesen.

Es ermöglicht die Archivierung und den Zugriff auf E-Mails, selbst wenn ein Mailbox-Benutzer das Unternehmen verlassen hat. Dies gewährleistet die Geschäftskontinuität und hilft der Summit Homes Group, sowohl die gesetzlichen als auch die unternehmensinternen Anforderungen an die Projektkommunikation zu erfüllen.

"E-Mail ist das Lebenselixier unseres Unternehmens", sagt Fusari. "Und wenn Outlook ausfällt, schalten wir einfach auf Mimecast um, und alles läuft wie gewohnt."

"E-Mail ist der Lebensnerv unseres Unternehmens. Mit Mimecast können wir immer auf unsere Daten zugreifen. Selbst wenn es einen E-Mail-Ausfall gibt, können wir unsere E-Mails auf Mimecast umstellen und der Betrieb läuft wie gewohnt weiter. "

Fabio Fusari IT-Leiter der Gruppe, Summit Homes Group