Schoeman Anwälte

Auf einen Blick

• Schoeman Anwälte (www.schoemanlaw.co.za)
• Industrie: Recht
• Anzahl der E-Mail-Benutzer: 6

Kontext

Schoeman Attorneys, Conveyancers and Notaries Public mit Sitz in Kapstadt ist eine Boutique-Anwaltskanzlei, die ihren Kunden ein breites Spektrum an Rechtsdienstleistungen anbietet. Sie ist spezialisiert auf Wirtschaftsrecht, BBBEE-Beratung und -Planung, Bergbaurecht, Zivilprozesse, Vertragsgestaltung (einschließlich Eheverträge), Eigentumsübertragung und notarielle Praxis, Testamente und Nachlassplanung.

Die von Direktorin Nicolene Schoeman gegründete Boutique-Kanzlei ist stark unternehmerisch geprägt. Dies unterscheidet sie von anderen Anwaltskanzleien, da sie ihre Erfahrungen aus erster Hand auf die allgemeinen Herausforderungen von Unternehmern anwenden.

Schoeman Attorneys ist ideal positioniert, um bewährte, praktische Lösungen anzubieten, die die Einhaltung von Gesetzen und die Vermeidung von Risiken beinhalten und die für eine breite Palette von Kunden sinnvoll sind - von Unternehmern, die kleine und mittlere Unternehmen führen, bis hin zu nationalen und multinationalen Konzernen sowie Organisationen auf Gemeindeebene.

"Die Plattform hat auch den Bedarf von Schoeman Attorneys an papierbasierter Kommunikation erheblich reduziert. Ein wichtiges anfängliches Ziel."

Nicolene Schoeman - Direktorin, Schoeman Attorneys

Schoeman Attorneys arbeitet eng mit ihren Kunden unterschiedlichster Form und Größe zusammen - von KMUs bis hin zu großen multinationalen Unternehmen - und ist bestrebt, jedem Kunden das gleiche Maß an Aufmerksamkeit zu schenken und gleichzeitig ein Arbeitsumfeld zu bieten, das kreatives Denken, praktische Lösungen und positive Ergebnisse fördert.

Herausforderung

Traditionell verlassen sich Anwaltskanzleien in hohem Maße auf das Vorhandensein physischer Dokumente, um Kundenaktionen, Beweise, Kommunikation und Abrechnungen zu dokumentieren. In der Tat ist es nicht ungewöhnlich, dass diese Unternehmen große Bestände sensibler papierbasierter Daten im Namen ihrer Kunden für die spätere Verwendung aufbewahren.

Im Laufe der Zeit sind größere Unternehmen nach und nach zu sicheren cloudbasierten Speicher- und Archivierungsplattformen übergegangen, um wichtige Informationen digital zu speichern. Obwohl dies für viele der führenden juristischen Einrichtungen Südafrikas eine elegante Lösung darstellt, haben die schieren Kosten und der Aufwand, die typischerweise mit einer solchen Umstellung verbunden sind, die Mehrheit der kleineren Unternehmen abgeschreckt.

"Anwälte müssen komplexe Anforderungen an die Archivierung und Sicherheit von Dokumenten erfüllen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten ihrer Mandanten zu schützen", erklärt Nicolene Schoeman, Geschäftsführerin von Schoeman Attorneys.

"Es handelt sich um einen einzigartigen Wirtschaftszweig, der allmählich immer stärker auf die Technologie angewiesen ist, um diesen Bedarf zu decken. Trotzdem haben sich nur größere Unternehmen erfolgreich darum bemüht, ihre Abhängigkeit von der papiergestützten Kommunikation zu verringern".

Schoeman Attorneys ist für sein Engagement für Innovation bekannt und hatte zuvor seine E-Mail-Kommunikationsplattform auf eine andere Open-Source-Anwendung umgestellt, um dieses Ideal zu verwirklichen. Leider bot der Dienst keine umfassenden Archivierungs- und eDiscovery-Lösungen, die den Anforderungen einer aufstrebenden Anwaltskanzlei gerecht wurden. Vor diesem Hintergrund begann Schoeman Attorneys mit der Suche nach einer besser geeigneten Alternative.

Lösung

Nach einer gründlichen Untersuchung entschied sich das Unternehmen, seine E-Mail-Plattform mit Unterstützung des zertifizierten Partners Evolv Networks auf Mimecast umzustellen.

Im November 2012 begann Schoeman Attorneys mit einer schrittweisen Übertragung der täglichen elektronischen Kommunikation und der Archivierungsdienste auf die Mimecast Unified Email Management-Lösung.

Im April 2013 war der Prozess abgeschlossen. Um die Funktionen und Vorteile in vollem Umfang nutzen zu können, erhielten die Mitarbeiter eine gründliche Schulung zur Mimecast-Plattform, die von Evolv Networks unterstützt wurde. Die Mitarbeiter waren dann in der Lage, die Vorteile zu nutzen, die mit einem einheitlicheren Ansatz für E-Mail-Sicherheit, Archivierung und Kontinuität verbunden sind.

Vorteile

Bis heute hat Schoeman Attorneys mehrere Vorteile aus der Umstellung auf die Unified Email Management Plattform von Mimecast gezogen.

Der Zugang zu einer umfassenden Archivierungslösung, die mit robusten eDiscovery-Tools ausgestattet ist, war der Hauptvorteil, meint Schoeman.

"Wir sind mit der Plattform von Mimecast bisher sehr zufrieden. Unsere vorherige Cloud-basierte E-Mail-Umgebung bot uns nur eine geringe Archivierungskapazität und machte es oft schwierig, nach älteren Informationen zu suchen, wenn wir nicht den genauen Kundennamen, das Datum oder die direkte E-Mail-Adresse hatten.

"Glücklicherweise ist diese Sorge nicht mehr vorhanden. Die Dauerarchivierungslösung und die eDiscovery-Kapazität von Mimecast haben sich für alle Mitarbeiter von Schoeman Attorney als äußerst nützlich erwiesen. Die mobile Anwendung von Mimecast hat außerdem den Zugriff auf dieses Repository und dessen Erkundung von unterwegs aus erheblich erleichtert".

In einem Umfeld, das besonders auf strenge Sicherheit und die Wahrung der Vertraulichkeit von Kundendaten bedacht ist, hat Mimecast einen einzigartigen Mehrwert geboten. Als einer der wenigen globalen Cloud-Service-Anbieter, die nach ISO27001 zertifiziert sind, kann Schoeman Attorneys sicher sein, dass seine Daten jederzeit geschützt sind.

Die Plattform hat auch den Bedarf von Schoeman Attorneys an papierbasierter Kommunikation erheblich reduziert. Ein wichtiges anfängliches Ziel, fügt Schoeman hinzu.

"Mimecast passt gut zu unserer Vision, Trendsetter im juristischen Umfeld zu werden, indem wir unsere Abhängigkeit von der papierbasierten Archivierung reduzieren, ohne die Vertraulichkeit unserer Kunden zu gefährden. Die Unified Email Management Plattform von Mimecast hat sicherlich viele unserer internen Prozesse rationalisiert und uns einen einzigartigen Wettbewerbsvorteil verschafft".