SA's Fitnessstudio-Partner Virgin Active trifft in Mimecast seinen bisher besten IT-Partner

Kontext

Die weltweit bekannte Marke Virgin wurde von dem charismatischen Sir Richard Branson gegründet und ist ein Synonym für innovative und gewagte Unternehmungen, die Grenzen überschreiten.

Virgin Active, eine Abteilung der internationalen Virgin Group, bietet seinen Mitgliedern im Vereinigten Königreich, in Spanien, Italien, Namibia und Südafrika Gesundheitsclubs und Wellness-Dienstleistungen an - mit über hundert Fitnessstudios im ganzen Land ist es das größte Unternehmen.

Herausforderung

Virgin Active South Africa ist seit Jahren ein langjähriger Nutzer von Lotus Notes. Im Jahr 2011 leitete das Unternehmen den Prozess ein, der die Migration auf eine Microsoft-basierte Plattform ermöglichen sollte.

Da Lotus Notes ein so integraler Bestandteil der Infrastruktur ist (allein das LDAP ist mehr als ein Jahrzehnt alt), kam eine völlige Abschaffung nie in Frage. Man brauchte einen Technologiepartner, der in der Lage war, zwischen den beiden Systemen zu navigieren.

Neben der Migration gab es noch eine Reihe anderer Herausforderungen im Zusammenhang mit E-Mail, die gelöst werden mussten.

"E-Mail ist ein entscheidender Teil unseres Betriebs", erklärt Andre Mostert, Leiter der IT-Abteilung bei Virgin Active. "Wir haben mehrere tausend Mitarbeiter in unserer Hauptgeschäftsstelle, im Callcenter und in unseren mehr als hundert Clubs im ganzen Land. Die Mitarbeiter in den Clubs verbringen die meiste Zeit nicht an ihrem Schreibtisch, sondern sind mit den Mitgliedern in Kontakt. Um unsere Betriebszeiten zu ermöglichen, arbeiten viele im Schichtdienst. E-Mail ist unser bequemster und zuverlässigster interner Kommunikationskanal und auch ein wichtiger Bestandteil unseres externen Engagements."

Diese große Nutzerbasis in Verbindung mit einer komplexen E-Mail-Umgebung stellt eine gewaltige Verwaltungsaufgabe dar. Virgin Active beschäftigte zwei Vollzeitmitarbeiter, die sich um die tägliche Verwaltung des Systems kümmerten.

Das Unternehmen erlebte häufige Ausfälle, was die Betriebszeit - oder deren Fehlen - problematisch machte. "Viele unserer Mitarbeiter griffen auf private Gmail-Konten zurück, um die Kommunikation offen zu halten", erklärt Mostert. "Angesichts der Sensibilität der Korrespondenz und der von unserem Unternehmen geforderten Compliance war dies unter Risikogesichtspunkten nicht ideal. Es untergrub auch unsere Kontrolle über die Umgebung, wenn es um eDiscovery geht, da diese Mails nicht in unseren Bereich fallen."

Lösung

Neben einem ausgezeichneten Produktangebot und einer attraktiven Integration sowohl in Microsoft als auch in Lotus Notes waren Mimecasts Flexibilität und die Bereitschaft, die Kunden zufrieden zu stellen, wichtige Faktoren.

Mimecast arbeitete mit Virgin Active zusammen, um eine Lösung zu entwickeln, die auf die einzigartige Benutzerdemografie des Unternehmens zugeschnitten ist. Das Ergebnis ist eine Reihe von Benutzerprofilen, die jeder Gruppe genau das richtige Maß an Diensten bietet, ohne Kompromisse bei der Sicherheit oder der Einhaltung von Vorschriften einzugehen.

Mostert war von der gesamten Implementierung beeindruckt, von den anfänglichen Verhandlungen bis hin zur tatsächlichen Bereitstellung, bei der die Kundenzufriedenheit stets im Vordergrund stand. "Das Team hat sich voll und ganz dafür eingesetzt, dass wir das System so schnell und nahtlos wie möglich in Betrieb nehmen konnten, und hat die anstehenden Probleme mit minimalem bürokratischem Aufwand gelöst."

Vorteile

Virgin Active ist nach wie vor begeistert. Seit der Einführung im November 2012 hat das Unternehmen eine 100-prozentige Betriebszeit in seiner E-Mail-Umgebung erreicht - etwas, das es vorher noch nie gegeben hat. "Das System bietet die Art von elektronischem Kommunikationsstandard, die eine globale Organisation wie die unsere braucht, einfach und effektiv", sagt Mostert. "Und die Kultur der Innovation und des Supports, die Mimecast als Ganzes an den Tag legt, sorgt dafür, dass unsere Beziehung zu Mimecast weiterhin interessant und relevant bleibt."

"Das System ist intuitiv und verwaltet sich fast von selbst", sagt Amanda Rust, IT Production Manager bei Virgin Active South Africa, die vor dem Einsatz von Mimecast täglich Stunden mit E-Mail-Problemen zu tun hatte. "Die Reporting-Tools sind einfach, bieten aber Zugang zu reichhaltigen, greifbaren Informationen, auf die das Unternehmen reagieren kann. Wir haben jetzt ein viel besseres Verständnis für unsere gesamte Mailumgebung. Wir waren auch in der Lage, unsere personellen Ressourcen für strategischere, geschäftsorientierte Projekte einzusetzen."

"Wir waren auch von den Sicherheitsfunktionen überwältigt", sagt Mostert, der zugibt, dass Virgin Active vor dem Einsatz von Mimecast keine Ahnung hatte, wie groß die Auswirkungen von Spam auf sein System waren. "Wir wussten zwar, dass es sich um ein Problem handelte, vor allem angesichts der Anzahl unserer Nutzer, aber erst als wir die Anzahl der 'unproduktiven' Mails, die den Posteingang verstopften, überwachen konnten, wurde uns das ganze Ausmaß des Problems klar. Wöchentlich werden buchstäblich Tausende von E-Mails beseitigt, ohne dass die Bandbreite oder die Zeit in Anspruch genommen werden. Wir haben volles Vertrauen in die Sicherheit unserer Umgebung, die auch unsere Compliance-Anforderungen unterstützt."

Die Produktivität (und der damit verbundene ROI) der IT-Ressourcen wird durch die eDiscovery-Funktionen von Mimecast weiter verbessert, auf die Virgin Active bei der Beilegung interner und externer Streitigkeiten dringend angewiesen ist. "Früher mussten wir einen einzelnen Korrespondenzstrang durch mehrere Systeme verfolgen, um einen entsprechenden Kommunikationspfad zu erstellen. Das konnte Stunden oder sogar Tage dauern", sagt Rust. "Mimecast integriert all diese Repositories, einschließlich derer in Lotus, und verkürzt diesen Prozess auf wenige Minuten, ohne dass ein Administrator hinzugezogen werden muss."

Vielleicht der beste Indikator für den Erfolg des Projekts? Mosterts Aussage, dass er, wenn er die Wahl hätte, die gleiche Entscheidung wieder treffen würde - und wieder.