Reminger Rechtsanwälte vereinfacht und sichert Office 365 E-Mail mit Mimecast

Kontext

Reminger ist auf allgemeines Zivil- und Wirtschaftsrecht spezialisiert und betreut einen wachsenden Kundenstamm, zu dem neben Privatpersonen auch Banken, Öl- und Gasunternehmen und andere Unternehmen gehören. Die Kanzlei erfreut sich eines gesunden Kundenstamms aus dem Gebiet Dallas-Fort Worth, hat aber auch ein wachsendes Arbeitsaufkommen von Kunden mit nationaler Präsenz zu verzeichnen.

Herausforderung

Reminger Rechtsanwälte wollen die Besten sein in dem, was sie tun. Dazu muss auch ihre IT-Abteilung die beste sein und über die besten Tools verfügen. Reminger ist überzeugt, dass Mimecast die beste Wahl ist, wenn es um die Verwaltung von Unternehmens-E-Mails, einen übersichtlichen und sicheren Posteingang für die Benutzer und den Zugriff auf archivierte E-Mails in Microsoft Office 365™ geht.

Reminger mit Hauptsitz in Cleveland, Ohio, und über 330 E-Mail-Benutzern an 13 Standorten im Mittleren Westen der USA hatte ein ernsthaftes Problem mit E-Mails, die an zu vielen Stellen landeten, so Ryan Patriarca, IT-Direktor bei Reminger.

Die E-Mails tauchten in den Junk-Mail-Ordnern von Outlook, in den Junk-Mail-Ordnern eines früheren E-Mail-Management-Anbieters, in den Unordnung-Ordnern, in den Posteingängen und in den "tiefen, dunklen Spams" der Verwaltungsprotokolle auf.

"Man hat fünf Stellen, an denen die Post auftaucht, und das ist einfach nicht akzeptabel oder funktional", sagte Patriarca. "Wir mussten das konsolidieren und wir brauchten eine bessere Lösung, die die Post in weniger Eimern bereitstellt, damit wir sie effektiver verwalten können.

Während das Unternehmen mitten in einer Office365-Migration steckte, begann es mit der Evaluierung einer neuen E-Mail-Verwaltungssoftware und zog nur Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) in Betracht. Reminger wusste auch, dass die Angebote von Microsoft zum Filtern von Junk-Mails und zur Bereitstellung von Sicherheits- und Archivierungsdiensten für Unternehmens-E-Mails nicht ausreichen würden, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

"Microsofts Umgang mit Junk-Mails, ob nun Office 365 oder nicht, ist eindeutig nicht die beste Lösung", sagte Patriarca. "Damit zu arbeiten, nur um ein paar Dollar zu sparen, ist keine gute Geschäftsentscheidung. Sie verpassen E-Mails, die Sie brauchen. Ich weiß nicht, wie jemand das in Betracht ziehen kann."

Reminger wählt Mimecast zur Vereinfachung der Office 365-Migration

Nach einer Evaluierung im Jahr 2015 war Mimecast aufgrund seiner Preise und Funktionen nach Ansicht von Patriarca die beste Option.

Das Unternehmen begann mit der Nutzung von Mimecast in einer hybriden Umgebung während des Office 365-Migrationsprozesses, und Patriarca stellte fest, dass die Dienste von Mimecast in den hybriden und Full-Cloud-Umgebungen genauso gut funktionieren.

Reminger begann mit den SaaS Anti-Spam- und Anti-Virus-Diensten von Mimecast und fügte später E-Mail-Archivierung und Metadaten-Scrubbing hinzu.

"Die Archivierung ist eine wirklich gute Funktion", so Patriarca. "Sie ist viel einfacher zu bedienen und effizienter als die Exchange Online-Archivierung. Wenn Nachrichten ein- oder ausgehen, sind sie viel leichter zu finden. Wir können das Mimecast-Archiv durchsuchen und finden sie in der Regel auf Anhieb."

Bislang hat Reminger eine Reihe von Vorteilen aus Mimecast gezogen, darunter weniger Anrufe beim IT-Helpdesk von Anwendern, die die benötigten E-Mails nicht erhalten.

"Die Anwälte hier verbringen weniger Zeit damit, mit der IT-Abteilung zu arbeiten und sich zu fragen, ob sie eine Nachricht erhalten können oder nicht", sagte Patriarca. "Die Möglichkeit, innerhalb des Outlook-Add-ins Nachrichten in der Warteschleife zu sehen, ist ebenfalls sehr wertvoll. Das Produkt, das wir vorher hatten, verfügte über so etwas nicht.

Mimecast unterstützt Reminger bei der Erfüllung der zahlreichen gesetzlichen Anforderungen, die Anwaltskanzleien bei der Überwachung und Sicherung sensibler Daten zu erfüllen haben, einschließlich der Einhaltung des U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act.

Das Unternehmen war auch mit dem Support und dem Service von Mimecast zufrieden, ebenso wie mit dem einfachen, sauberen und reaktionsschnellen Verwaltungs-Webportal, über das Patriarca die Mimecast-Richtlinien und -Konfigurationen von Reminger einstellen kann.

Reminger wird seine Mimecast-Implementierung in Zukunft möglicherweise durch weitere Archivierungsfunktionen erweitern, die weiter in die Vergangenheit zurückreichen. Aber im Moment ist Patriarca mit der Sicherheit und Zugänglichkeit, die Mimecast für seine E-Mails bietet, zufrieden.