PIB Group beseitigt den Schmerz der Unternehmensakquisition und schafft eine Plattform für schnelles Wachstum

Mit einer optimierten, sicheren und konformen E-Mail-Umgebung, die die ehrgeizige Wachstumsstrategie der Versicherungsgruppe durch Akquisitionen und organisches Wachstum unterstützen kann.

Die PIB-Gruppe ist eine wachsende Gruppe von Versicherungsberatungsunternehmen. Sie wurde 2015 gegründet und vereint Unternehmen und Einzelpersonen, die in einer Reihe von Spezialmärkten als führend anerkannt sind, um Versicherungs- und Risikomanagementdienstleistungen auf höchstem Niveau von einem wachsenden Netzwerk von Niederlassungen aus zu erbringen, in denen mehr als 1.400 Mitarbeiter an über 40 Standorten tätig sind.

In den letzten Jahren konnte die Gruppe sowohl durch organisches Wachstum als auch durch eine ehrgeizige Akquisitionsstrategie rasch expandieren. So erwarb das Unternehmen in den letzten vier Jahren rund 30 allgemeine Versicherungsmakler, Fachberater und MGA-Dienstleistungen.

Als ein von der Financial Conduct Authority (FCA) reguliertes Unternehmen, das routinemäßig Finanzdaten von Kunden und andere vertrauliche Informationen verarbeitet, nimmt die PIB-Gruppe die Informationssicherheit und die Einhaltung von Vorschriften sehr ernst - und ihre Microsoft 365-E-Mail-Umgebung ist ein zentraler Bestandteil dieser Bemühungen.

Eddie Rogers, Group IT Manager, erklärt: "E-Mail-Sicherheit ist enorm wichtig und muss verfügbar und sicher sein, wenn wir den von uns erwarteten Kundenservice bieten und unseren Ruf schützen wollen, indem wir sicherstellen, dass sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten."

"Das bedeutet, dass historische E-Mails verfügbar und leicht auffindbar sein müssen - von der Bearbeitung von Kundenproblemen bis hin zu Compliance-Besuchen der FCA."

E-Mail-Risiko

Als Eddie und Infrastrukturmanager Luke Copeman 2016 in das Unternehmen eintraten, fanden sie jedoch eine E-Mail-Umgebung vor, die dem Unternehmen über den Kopf wuchs und schwer zu verwalten war.

Die Situation drohte, das Unternehmen Sicherheits- und Compliance-Risiken auszusetzen, und stellte ein Hindernis für die rasche, nahtlose Integration übernommener Unternehmen dar, die für den Schutz des Wertes dieser Geschäfte so wichtig ist.

Eddie sagte: "Als wir ankamen, waren wir sehr erfreut zu sehen, dass das Unternehmen bereits über Mimecast E-Mail-Archivierung verfügte, da wir diese Lösung bereits bei früheren Aufgaben als hervorragend empfunden hatten. Allerdings wurde die Lösung von einem Drittanbieter verwaltet, so dass alles ein wenig unzusammenhängend war und wir keinen Zugriff auf die volle Funktionalität hatten. Erschwerend kam hinzu, dass die Lösung mit der E-Mail-Sicherheitslösung eines anderen Anbieters gekoppelt war, was zu allerlei Problemen führte."

"Die Anmeldung bei mehreren Systemen zur Verwaltung der E-Mail-Umgebung bereitete uns Kopfzerbrechen und kostete viel Zeit. Gleichzeitig stellte die fehlende Integration zwischen unserer E-Mail-Sicherheit und der Archivierung ein Risiko für die Informationssicherheit dar. So sahen wir beispielsweise eine wachsende Bedrohung durch fortgeschrittene Angriffe wie C-Level-Impersonation und bösartige URLs oder Anhänge in E-Mails."

Ein strategischer Imperativ

Die gleichen Probleme stellten Luke bei der Migration der übernommenen Unternehmen auf die Microsoft 365-E-Mail-Umgebung der PIB-Gruppe vor Herausforderungen.

"Ein großer Teil meiner Aufgabe besteht darin, übernommene Unternehmen zu migrieren. Daher schaue ich mir als Erstes die vorhandenen Systeme an und überlege, wie ich sie schnell und sicher in unsere Kernumgebung überführen kann. Die Fähigkeit, dies zu tun, ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Geschäfts.

"Die Menschen in den akquirierten Unternehmen müssen sich schnell als Teil der Gruppe fühlen, und das gilt auch für die Kunden, die sonst bei der Erneuerung der Versicherung mit den Füßen abstimmen könnten.

"Um diese Art von nahtlosem Übergang zu ermöglichen, benötigen Sie eine sichere und einfach zu verwaltende Kern-E-Mail-Umgebung, die die Aufnahme von E-Mail-Daten entlastet und gleichzeitig die Bereitstellung neuer Dienste und die Verwaltung der gesamten E-Mail-Umgebung relativ einfach macht.

"Als wir ankamen, bot die zentrale E-Mail-Umgebung der Gruppe nicht die Plattform, die wir für diese Aufgabe benötigten.

Laut Eddie kann jede Unfähigkeit, übernommene Unternehmen zu migrieren, zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und zu höheren Kosten führen: "Sobald wir ein Unternehmen kaufen, sind wir für dessen Systeme verantwortlich. Wenn wir sie also nicht schnell migrieren können, erben wir alle Sicherheitsprobleme und könnten am Ende sogar für die Lizenzierung und den Support von Altsystemen zahlen, bis die Migration abgeschlossen ist - und das kann einige Zeit dauern.

Eine gemeinsame Lösung

Angesichts der zahlreichen Probleme, die mit der unzusammenhängenden E-Mail-Umgebung verbunden waren, machten Eddie und Luke die Implementierung einer integrierten, einheitlichen Lösung schnell zu einer Priorität für die PIB Group.

Ziel war es, eine einzige Lösung zu konsolidieren, um mehr Sicherheit und ein wirklich nützliches Archiv zu erhalten und gleichzeitig Größenvorteile zu erzielen und die Kosten, die Hindernisse bei der Zusammenarbeit und die Sicherheitsrisiken zu beseitigen, die mit der Verwaltung mehrerer Systeme verbunden sind.

Eddie Rogers, IT-Leiter der Gruppe

"Aber wir wollten auch einen fortschrittlichen Technologiepartner, der in der Lage ist, fachkundige Unterstützung zu bieten, denn bei jeder Übernahme eines Unternehmens sind die Herausforderungen unterschiedlich, je nachdem, wie es mit IT, E-Mail und Sicherheit umgeht."

"Wir haben schon früher mit Mimecast zusammengearbeitet und wussten, dass Mimecast die vernetzten Lösungen anbieten konnte, die wir für die Sicherung und Rationalisierung unserer Kernumgebung benötigten, sowie die Unterstützung, die wir für eine effizientere Integration erworbener Unternehmen benötigten. Es war eindeutig die ideale Lösung."

Der Support von Mimecast hat uns bei der Einrichtung des Systems sehr geholfen. Wir wurden mit Spezialisten in Kontakt gebracht, die mit ihrem Wissen brillant waren. Es war wirklich eine Enzyklopädie von allem, was Mimecast betrifft, so dass wir in der Lage waren, alles in ein paar Sitzungen zu klären. Wir sagten den Jungs, wie wir es einrichten wollten, und arbeiteten das dann mit ihnen durch. Es gab keine Fragen, die sie nicht beantworten konnten.

Eddie Rogers, IT-Leiter der Gruppe

Ein nahtloser Übergang

Vor diesem Hintergrund entschied sich die PIB Group für den Einsatz von integrierter Mimecast E-Mail-Sicherheit und Cloud-Archivierung in ihrer Microsoft 365-Umgebung und verband diese Lösung mit dem Mimecast Gold Support. Dieser Support sowie Eddie und Lukes frühere Erfahrungen mit Mimecast erwiesen sich als entscheidend für die Konfiguration der Lösung nach den Anforderungen der PIB Group.

Dazu gehörte laut Luke auch die Erstellung maßgeschneiderter Konfigurationen: "Wir hatten eine Verschlüsselungsrichtlinie, die unser Informationssicherheitsteam unbedingt übernehmen wollte, so dass wir nicht neu dokumentieren mussten, wie wir das für unsere Mitarbeiter tun. Es ist nicht immer einfach, solche Details von einem Anbieter auf einen anderen zu übertragen, aber wir hatten keinerlei Probleme und waren mit dem Ergebnis sehr zufrieden."

Eddie hat keinen Zweifel daran, dass der Support von Mimecast dazu beigetragen hat, die Rentabilität der Investition zu beschleunigen und das Risiko der Migration zu verringern: "Es wäre ein großes Risiko gewesen, die Lösung ohne diesen Support zu implementieren. Wir leiten alle unsere E-Mail-Domänen über Mimecast, und wenn etwas schief gegangen wäre, hätte das enorme Auswirkungen auf unsere 1400 Benutzer und das Unternehmen im Allgemeinen gehabt."

Konform, sicher und einfach

Sowohl Eddie als auch Luke sind mit dem Wechsel zu Mimecast sehr zufrieden.

Ein einziges, sicheres Cloud-Archiv hat die Identifizierung und Aufbewahrung historischer E-Mails zu Beweiszwecken und die Durchführung von Compliance-Audits erleichtert, so Eddie: "Es ist enorm wichtig, dass wir auf das Archiv zurückgreifen können, wenn wir mit Haftungsansprüchen gegen das Unternehmen konfrontiert werden. Es dauert nur wenige Sekunden, um alle relevanten E-Mails zu finden und eine rechtliche Sperre zu verhängen, aber es macht auch Compliance-Audits viel einfacher, und die Tatsache, dass unsere Mitarbeiter archivierte E-Mails selbständig finden können, spart dem IT-Team viel Zeit."

Die Microsoft 365-Umgebung für die PIB-Gruppe ist jetzt auch sicherer.

"Zuvor sahen wir viele Phishing- und Whaling-Angriffe, die auf unsere Führungsebene abzielten und Zahlungen auf Bankkonten verlangten. Das ist ein großer Vorteil von Mimecast Targeted Threat Protection (TTP), das uns vor dieser Art von Bedrohung schützt."

"Es hat einen großen Unterschied gemacht und eine wichtige zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt. Der größte Unterschied besteht darin, wie effektiv es die raffinierteren Angriffe abwehrt. Ohne Mimecast wären wir potenziell viel anfälliger für erfolgreiche Angriffe, und allein die Bewältigung dieser Angriffe wäre ein Vollzeitjob für jemanden.

Eddie Rogers, IT-Leiter der Gruppe

Die Mimecast-Administrationskonsole hat die Verwaltung und Pflege der E-Mail-Umgebung der PIB-Gruppe wesentlich erleichtert. "Es ist einfach so zusammenhängend", erklärt Eddie. "Die Mimecast-Konsole macht die Administration zu 100 % einfacher, weil wir alles an einem Ort sehen können und es so einfach zu verwalten ist."

"Es hat uns so viel Zeit gespart", fuhr er fort. "Wir sind ein recht kleines IT-Team in einem großen Unternehmen. Daher ist es wichtig zu wissen, dass wir uns darauf verlassen können, dass Mimecast seine Arbeit im Hintergrund erledigt, und dass wir bei Bedarf auf Expertenunterstützung zurückgreifen können. Das gibt uns den Freiraum, den wir brauchen, um uns auf höherwertige, strategischere Aufgaben zu konzentrieren."

Unterstützung des schnellen Wachstums

Entscheidend ist, dass die verbesserte E-Mail-Umgebung der Gruppe das Team in die Lage versetzt, akquirierte Unternehmen schneller auf die Microsoft 365-Kernumgebung zu migrieren, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit einzugehen.

Lukas kommentiert: "Eine Sache, die wir wirklich bemerkt haben, seit wir mit dem Mimecast-Support arbeiten, ist, dass die Integration neuer Unternehmen wirklich an Geschwindigkeit gewonnen hat. Es ist jetzt ziemlich nahtlos und wir haben es zu einer hohen Kunst gemacht. In der Tat haben wir kürzlich einige Unternehmen in Croydon gekauft, die wir innerhalb von zwei oder drei Monaten nach dem Kauf per E-Mail integriert haben - die gesamte Umgebung.

Ein großer Teil davon ist die Datenübernahme, die ohne Mimecast viel schwieriger wäre. Jetzt wenden wir uns einfach an Mimecast und sagen: "Wir haben dieses Archiv in diesem Format", und es wird zu unserem Ingestion-Programm hinzugefügt. Mimecast erledigt das für uns, sicher und zuverlässig, was bedeutet, dass die Mitarbeiter in den übernommenen Unternehmen sehr schnell die Vorteile eines integrierten, zugänglichen und sicheren Archivs erkennen."

Eddie wies darauf hin, dass die Geschwindigkeit der Integration und der Unterschied, den sie für die Mitarbeiter vor Ort bedeutet, weitreichende Vorteile hat: "Zunächst einmal hilft es wirklich, Akquisitionen zum Laufen zu bringen. Die Mitarbeiter können sofort sehen, dass wir positive Schritte unternehmen, um die Dinge für sie zu verbessern, ihre Arbeit zu erleichtern und ihnen zu helfen, intelligenter zu arbeiten. Das muss sich positiv auswirken, wenn es darum geht, die Mitarbeiter der übernommenen Unternehmen zu binden und an Bord zu halten.

"Genauso wichtig ist, dass Mimecast dazu beiträgt, dass die IT kein Hindernis für das Wachstum ist. Die Tatsache, dass wir jedes übernommene Unternehmen in etwa sechs Wochen statt in sechs Monaten integrieren können, bedeutet, dass wir die Effizienz des Gruppenmodells nutzen und Altlasten schneller aus der Gleichung entfernen können."