Die Bezirksverwaltung von Pasco in Florida verlässt sich auf Mimecast, um die staatlichen Gesetze für die Suche nach öffentlichen Unterlagen einzuhalten

Arkane E-Mail-Archivierungsverfahren machten es für die Bezirksverwaltung unpraktisch, Anfragen nach öffentlichen Unterlagen schnell zu bearbeiten, was das IT-Team dazu veranlasste, eine neue Lösung zu finden.

Kontext

Pasco liegt am Golf von Mexiko im Gebiet der Tampa Bay und ist Teil einer Region mit neun Bezirken, die als "Nature Coast" bezeichnet wird. Pasco County hat eine Gesamtfläche von 742 Quadratmeilen mit mehr als 100 Quadratmeilen an verwalteten Erholungseinrichtungen. Die 2000 Mitarbeiter der Bezirksverwaltung von Pasco stehen im Dienste der Einwohner, Unternehmen, Besucher und Angestellten.

"Zuerst dachten wir, dass die Kosten für uns unerschwinglich wären, aber Mimecast machte es überraschend erschwinglich. Tatsächlich konnte Mimecast alle Anforderungen des Landkreises zu weniger als der Hälfte der Kosten des nächsthöheren Angebots erfüllen.

Kristine Johnson - Managerin für Unternehmenstechnologie, Landkreis Pasco

Herausforderung

Die Bezirksverwaltung von Pasco unterliegt einem Gesetz in Florida, dem so genannten Sunshine Law, das die Behörden dazu verpflichtet, Anfragen nach öffentlichen Unterlagen zeitnah zu beantworten. Aufgrund von Schwierigkeiten bei der Archivierung und Abfrage von E-Mails war dies jedoch eine große Herausforderung.

Das IT-Team des Bezirks verwendete PST-Dateien für die Archivierung und erstellte jeden Tag eine einzige Datei, die alle E-Mails des jeweiligen Tages für mehr als 1500 E-Mail-Benutzer enthielt. Ein Mitglied des IT-Teams brannte die Datei auf zwei identische DVDs und brachte sie dann in Tresore, die sich auf beiden Seiten des Bezirks befanden.

Wenn eine Anfrage nach öffentlichen Unterlagen einging, musste ein IT-Mitarbeiter die entsprechenden CDs und DVDs aus dem Tresor holen, Kopien anfertigen, dann jede PST-Datei extrahieren und manuell nach relevanten E-Mails suchen.

Da sich viele Anfragen über mehrere Monate erstreckten, konnten die Recherchen mehrere Wochen dauern.

Gemäß der Politik des Bezirks waren die ersten 24 Arbeitsstunden, die zur Erfüllung eines Antrags erforderlich waren, kostenlos, danach konnte der Bezirk dem Antragsteller die Zeit in Rechnung stellen. Im Vorfeld musste ein Kostenvoranschlag vorgelegt werden, und leider waren die Kostenvoranschläge oft so hoch, dass sich die Bürger dagegen entschieden.

"Unser County Administrator nimmt das Sunshine Law sehr ernst, und er war der Meinung, dass unsere Unfähigkeit, diese Anfragen schnell zu bearbeiten, nicht dem Geist des Gesetzes entsprach", sagt Kristine Johnson, Enterprise Technology Manager bei der Pasco County Government. "Er beauftragte das IT-Team, einen Weg zu finden, den Prozess zu beschleunigen, so dass wir Anfragen nach öffentlichen Unterlagen, die archivierte E-Mails betreffen, zu geringen oder gar keinen Kosten erfüllen können."

Lösung

Johnson und ihr Team wussten, dass eine automatisierte E-Mail-Archivierungslösung das Problem lösen und mehrere Vorteile mit sich bringen würde, nämlich die Beseitigung des für die Speicherung von PST-Dateien benötigten Speicherplatzes, die Beschleunigung des Prozesses der E-Mail-Wiederherstellung für die Benutzer und die Reduzierung der Größe der Posteingänge der Benutzer.

"Es gab drei Wege, die wir einschlagen konnten", erinnert sich Johnson. "Ein internes Tool, eine Appliance oder eine Cloud-basierte Lösung. Die Menge an E-Mails, die wir archivieren mussten, machte eine Inhouse-Lösung sehr komplex und aufgrund der Speicherkosten teuer. Das gleiche Problem hatten wir mit Appliances."

"Wir kamen schnell zu dem Schluss, dass ein Cloud-basierter Dienst der beste Weg ist, um alle unsere Anforderungen an eine robuste Lösung zu erfüllen, ohne dass wir selbst die ganze Arbeit machen und die Kosten tragen müssen", sagt sie. "Zuerst dachten wir, dass die Kosten für uns unerschwinglich wären, aber Mimecast machte es überraschend erschwinglich." Tatsächlich, so Johnson, "konnte Mimecast alle Anforderungen des Landkreises zu weniger als der Hälfte der Kosten des nächsthöheren Angebots erfüllen."

Vorteile

Der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Anfragen nach öffentlichen Unterlagen wurde von Wochen auf Stunden reduziert.

Laut Johnson dauerte es früher Wochen (oder zumindest Tage), um eine Anfrage zu beantworten. Jetzt kann das meiste in weniger als acht Stunden erledigt werden, selbst bei extrem komplizierten Suchkriterien. Alle E-Mails des Landkreises werden sicher in der Mimecast-Cloud gespeichert, und die Suche erfolgt nahezu sofort.

"Vor Mimecast lagen unsere Kostenschätzungen für viele Suchanfragen im Bereich von 4000-5000 Dollar", sagt Johnson. "Jetzt werden alle Anfragen kostenlos bearbeitet. Seit der Implementierung von Mimecast hat die IT-Abteilung keinen einzigen Cent für die Arbeit bei der Suche nach öffentlichen Unterlagen berechnet."

Die Effizienz des IT-Teams verbesserte sich um ein Drittel.

Der IT-Helpdesk des Bezirks, der 2000 Mitarbeiter des Bezirks unterstützt, ist auch für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu öffentlichen Unterlagen zuständig.

Sie erinnert sich an eine vom Gericht angeordnete Suche, für die ein Mitarbeiter zwei Monate Vollzeitarbeit benötigte. Dieselbe Art von Suche konnte in Mimecast in nur wenigen Stunden abgeschlossen werden. "Die vierte Person, die nun wieder am Helpdesk arbeitet, erhöht unsere Produktivität um ein Drittel", sagt Johnson.