Moffitt Krebszentrum

Auf einen Blick

• Die konsolidierte Plattform ersetzt drei Einzellösungen, reduziert die IT-Belastung und ermöglicht es Moffitt, Kosten für Speicherhardware in Höhe von 1 Million US-Dollar zu vermeiden. Renommiertes Krebszentrum gewährleistet mit Mimecast seine Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erweitert seine Disaster-Recovery-Funktionen

Kontext

Das Moffitt Cancer Center in Tampa, Florida, ist eines von nur 41 vom National Cancer Institute anerkannten Comprehensive Cancer Centers. Diese Auszeichnung würdigt die herausragenden Leistungen der Einrichtung in der Forschung und ihre Beiträge zu klinischen Studien sowie zur Krebsprävention und -kontrolle. Moffitt verfügt über das größte Blut- und Knochenmarkstransplantationsprogramm des Südostens sowie über Behandlungsprogramme, die mehr als 325.000 Patientenbesuche pro Jahr unterstützen.

Herausforderung

Die Mission von Moffitt ist es, zur Vorbeugung und Heilung von Krebs beizutragen, und seine Vision ist es, die Krebsbehandlung durch Service, Wissenschaft und Partnerschaft zu verändern. Diese Ideale, ein Umfeld, das Innovation und Führung fördert, und das Engagement für eine hervorragende Patientenversorgung erstrecken sich auf die gesamte Einrichtung - auch auf die IT-Organisation.Doug Blankenship und George Steward, Netzwerksystemanalytiker bei Moffitt, erklären, dass die Organisation immer nach einer effizienteren Arbeitsweise sucht, da die Bedürfnisse der Patienten im Vordergrund stehen. Vor etwas mehr als einem Jahr begannen Blankenship und Steward mit der Suche nach einer umfassenden Lösung für die E-Mail-Verwaltung, die drei bestehende Point-Produkte und ein selbst entwickeltes PST-Archivierungsverfahren konsolidieren sollte. "Wir hatten eine Reihe von Produkten für die Dokumentenarchivierung, AS/AV und Sicherheit im Einsatz, und obwohl sie alle für sich genommen gut funktionierten, wollten wir eine einzige Lösung, die alle von uns benötigten Funktionen bietet und von einem einzigen Standort aus verwaltet werden kann", erklärt Blankenship. "Wir waren auf der Suche nach einer vollständigen E-Mail-Verwaltung, einschließlich der Möglichkeit, Nachrichtenstatistiken und Berichte zu erstellen, einer effektiven AS/AV-Kontrolle und einer Archivierungsfunktion, die den wachsenden Anforderungen im Bereich Ediscovery gerecht wird."

Effektive Ediscovery war von entscheidender Bedeutung, stellt Steward fest, insbesondere angesichts der zunehmenden Zahl von Anfragen zur Erfüllung von Compliance- und Audit-Anforderungen, von denen viele mit Bundes- und Landesvorschriften zusammenhängen. "Wir verließen uns auf einen PST-Archivierungsprozess statt auf eine spezielle E-Mail-Archivierungslösung. Die PST-Dateien waren riesig, und einige Mitarbeiter hatten sogar mehrere Dateien", fügt er hinzu. "Wir hatten häufig Probleme mit beschädigten PST-Dateien und fehlenden Daten, deren Behebung das Team viel Zeit kostete, und wenn wir eine Ediscovery-Anfrage erhielten, mussten wir oft Informationen von Bändern abrufen. Unser Team besteht aus nur drei Personen, und die Verwaltung aller Abrufanfragen wurde zu einer Herausforderung."

Geschäftskontinuitätsfunktionen standen ebenfalls auf der Wunschliste von Moffitt. Mit einem Standort an der Golfküste Floridas ist die Sicherstellung der Kontinuität im Falle einer Naturkatastrophe wie einem Hurrikan ein wichtiges Anliegen, insbesondere angesichts der 24x7-Umgebung des Krebszentrums und der Konzentration auf die Patientenversorgung. Die Einrichtung hatte dank einer effektiven Failover-Lösung noch nie einen größeren E-Mail-Ausfall erlebt, aber es gab keine formelle Disaster-Recovery-Lösung. Außerdem verwaltete eine andere Abteilung die Appliances, die das Failover steuerten, und das IT-Team suchte nach einer Lösung, mit der es etwaige E-Mail-Ausfälle vom Gateway aus beheben konnte.

Lösung

Bevor das Team von Moffitt mit der Suche nach einer umfassenden E-Mail-Managementlösung begann, wurden die jährlichen Kosten für die drei vorhandenen Appliances und die damit verbundenen Verlängerungskosten bewertet. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis war zwar wichtig, aber definitiv nicht das wichtigste Kriterium. In erster Linie betrachteten sie den Funktionsumfang und erkannten eine ideale Möglichkeit, die unerfüllten Anforderungen der Einrichtung zu erfüllen, einschließlich Disaster Recovery und formalisierter E-Mail-Archivierung für mehr Sicherheit und Compliance. Blankenship hatte Mimecast bereits bei einem früheren Arbeitgeber eingesetzt, und das Team evaluierte mehrere andere Anbieter. Am Ende entschied sich Moffitt für Mimecast. "Mimecast bot alle Funktionen, die wir in einem zentralisierten Tool haben wollten: Archivierung, AS/AV, Ediscovery, Disaster Recovery, Compliance und zehnjährige Aufbewahrung", sagt Blankenship. "Wir mussten sorgfältig prüfen, wie Mimecast die Datenspeicherung in der Cloud und nicht auf den Servern vor Ort handhabt, aber wir waren überzeugt, dass der Grad der Redundanz und die SLAs, die Mimecast bot, unseren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprachen." Der Kostenunterschied half Moffitt bei der Entscheidungsfindung: Die Hardwarekosten für die Menge an Speicher, die Moffitt vor Ort benötigen würde, überstiegen 1 Million Dollar, plus Garantien und Wartung. "Mimecast war wesentlich günstiger", bemerkt Blankenship, "und bot die gleichen SLA-Garantien. "Nach einer kurzen Pilotphase begann Moffitt Anfang dieses Jahres mit der Implementierung von Mimecast. "Die Implementierung verlief reibungslos", berichtet Blankenship, "wir haben einen siebenstufigen Prozess verwendet und keine negativen Auswirkungen auf eines unserer Systeme festgestellt. Die Endbenutzer bemerkten jedoch eine sofortige Verringerung der Anzahl von Spam-Nachrichten, die sie erhielten, und Steward fügt hinzu, dass das Team positives Feedback von den Führungskräften der Einrichtung erhielt, die den Unterschied zu schätzen wussten. Wie die AS/AV-Funktionen ist auch die Archivierung neuer E-Mail-Nachrichten seit dem ersten Tag in Betrieb, aber Moffitt ist immer noch dabei, Daten von PSTs zu übertragen, mit dem Ziel, alle Informationen bis zum Jahresende in die Cloud zu verschieben.