Mimecast trägt dazu bei, dass Johannesburg üppig grünt und blüht

Johannesburg City Parks verwaltet 22.278 Hektar an Freiflächen und Grünanlagen. Dies erfordert ein beträchtliches Maß an Kommunikation, und Mimecast ist Teil einer nahtlosen Kommunikationskette.

Kontext

Die im Jahr 2000 gegründeten Johannesburg City Parks erbringen ihre Dienstleistungen hauptsächlich in der Entwicklung, Pflege und Erhaltung von öffentlichen Freiflächen und der natürlichen Umwelt, der Begrünung der Stadt und der Sicherung von Grabstätten für die Zukunft. City Parks hat es sich zur Aufgabe gemacht, die grüne Kluft zwischen den benachteiligten Townships und den Vorstädten zu überbrücken. Sie ist für die Bereitstellung integrativer Freiräume zuständig und dient allen Menschen in Johannesburg.

JHB City Parks kümmert sich um 22 278 Hektar Frei- und Grünflächen. Dazu gehören bis zu 1,6 Millionen Straßenbäume, 6.603 Hektar erschlossene Parks und Verkehrswege, 7.500 Hektar Gehwege, 2.343 Parks, 1.587 Hektar Wanderwege und Flussläufe, 35 Friedhöfe, 22 Naturschutzgebiete, 15 Vogelschutzgebiete, sieben Wanderwege und vier Umwelt- und Bildungszentren.

"Mimecast kümmert sich mechanisch um die E-Mail. Dies ist der größte Vorteil von Mimecast für die IT-Abteilung von JHB City Parks. Stundenlanges Arbeiten am Tag mit E-Mails gehört glücklicherweise der Vergangenheit an."

Josiah Metsing - IT-Manager, Johannesburg City Parks

Herausforderung

Die Verwaltung und das Management von all dies eine Menge Kommunikation und Korrespondenz, die überwiegend über E-Mail stattfindet. "Die Mitarbeiter von JHB City Parks ohne E-Mail wären eine Krise, was die Kontinuität der Arbeit betrifft. Wir könnten ohne E-Mail einfach nicht funktionieren", sagt Josiah Metsing, IT-Manager bei JHB City Parks.

Metsing verbrachte die Hälfte seines Arbeitstages mit der Verwaltung und Pflege von E-Mail-Quarantänen. "Es war furchtbar frustrierend zu wissen, dass ich meine Zeit mit der lästigen Aufgabe vergeudete, die E-Mails der Leute zu verwalten, anstatt meine Energie auf strategischere IT-Aufgaben zu konzentrieren", sagt Metsing.

"Es gab 300 Mailboxen, die physisch überwacht, aufrechterhalten, gespeichert und organisiert werden mussten. Den Benutzern werden täglich zehn Gigabyte Speicherplatz für E-Mails zugewiesen. Das ist eine Menge an E-Mails", fährt Metsing fort.

Lösung

Benutzer können die Archive, die Monate oder Jahre zurückreichen, in einem Bruchteil einer Sekunde durchsuchen. Darüber hinaus unterstützt Mimecast seine Kunden bei der Erfüllung der Anforderungen des ECT-Gesetzes, was bedeutet, dass alle Mails mit allen auditierbaren forensischen Details abgerufen werden können.

"Mimecast kümmert sich mechanisch um E-Mails; das ist der größte Vorteil von Mimecast für die IT-Abteilung von JHB City Parks. Die tägliche stundenlange Arbeit mit E-Mails gehört zum Glück der Vergangenheit an", so Metsing weiter.

Die Planung in der IT-Abteilung ist jetzt proaktiv und strategisch. "Jetzt, wo wir uns um die E-Mail gekümmert haben, arbeiten wir an der Implementierung anderer IT-Funktionen, um die Arbeitsabläufe und die Geschäftskontinuität bei JHB City Parks zu verbessern", sagt Metsing.

Zusätzliche Mimecast-Funktionen und -Werkzeuge wie Sicherheit und Schutz vor Datenlecks, Spam-Kontrolle und die Begrenzung von Viren wurden implementiert. Standard-E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse sind ebenfalls eine Mimecast-Funktion, die JHB City Parks in die Praxis umgesetzt hat.

Mimecast reduziert den Verwaltungsaufwand für das IT-Personal bei der Spam-Verwaltung in mehrfacher Hinsicht. Erstens reduziert es den Bandbreitenbedarf von E-Mails, indem es nur gültige E-Mails im Unternehmensnetzwerk zulässt. Die meisten Filterlösungen prüfen die Nachrichten "auf der Festplatte", nachdem die E-Mails bereits empfangen wurden.

Mimecast prüft Nachrichten "auf dem Draht", während sie noch übertragen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur rechtmäßige Nachrichten in das JHB City Parks-Netz gelangen.

Zweitens verwendet Mimecast kein Quarantänesystem für verdächtige E-Mails. Dies reduziert die Zeit, die IT-Experten damit verbringen, E-Mails zu prüfen und entweder abzulehnen oder zu akzeptieren. Die ARMed SMTP-Technologie von Mimecast macht einen Quarantäneordner überflüssig.

Das Schöne an einem "On-the-Wire"-Ansatz ist, dass der Absender im Falle der Ablehnung einer E-Mail sofort weiß, dass sein Zustellungsversuch nicht erfolgreich war, da er von seinem E-Mail-Server benachrichtigt wird. Im Gegensatz dazu erfährt bei einem Quarantäne-Ansatz niemand, dass eine E-Mail nicht zugestellt wurde.

Quarantänen erfordern eine ständige Überwachung, um eine Unterbrechung der Geschäftsabläufe zu vermeiden. Mimecast ARMed SMTP erfordert keinerlei Überwachung.

Vorteile

"Unternehmen müssen wirklich anfangen, die Vorteile von Cloud-basierten Lösungen zu nutzen, um das Risiko auf lange Sicht zu minimieren", sagt Metsing. "Die Zeitersparnis durch Mimecast ist von unschätzbarem Wert. Ich kann nicht vergleichen, was ich jetzt tue und was ich tat, bevor wir Mimecast hatten.

Abschließend sagt Metsing: "Vor Ort mag es uns an Fähigkeiten mangeln und wir sind im Vergleich zu den USA und Europa technologisch im Rückstand, aber die Cloud hilft uns, auf den neuesten Stand zu kommen und ermöglicht es den lokalen IT-Abteilungen, sich auf andere IT-Aktivitäten und -Initiativen zu konzentrieren, die über banale E-Mails hinausgehen. Stattdessen können sie ihre Aktivitäten und Initiativen taktisch und planerisch ausrichten und so den Standard der IT-Bereitstellung vor Ort erhöhen und lokale Fähigkeiten entwickeln."