Higgs & Söhne

Die Anwaltskanzlei bietet ihren Kunden eine markengeschützte und benutzerfreundliche Möglichkeit, vertrauliche Informationen bei der E-Mail-Kommunikation zu schützen.

Higgs & Sons solicitors mit Sitz in den West Midlands im Vereinigten Königreich ist eine der größten Anwaltskanzleien im Black Country. Die moderne Kanzlei mit rund 250 Mitarbeitern bietet Tausenden von Mandanten in der Region und darüber hinaus eine Reihe von Rechtsdienstleistungen an, die von Wirtschafts- bis zu Familienrecht reichen.

Wie viele andere Anwaltskanzleien kommuniziert auch Higgs & Sons in großem Umfang per E-Mail und tauscht häufig sensible und vertrauliche Informationen mit seinen Mandanten aus.

Die E-Mail-Dienste der Firma sind so wichtig für den täglichen Betrieb, dass sie sich seit langem auf Mimecast Unified Email Management verlassen, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.

Der Dienst sorgt für die Archivierung und Kontinuität von E-Mails und bietet zusätzliche Sicherheitsebenen - einschließlich Mimecast Targeted Threat Protection - im Einklang mit der Defense-in-Depth-Strategie von Higgs & Sons.

Risiko der Vertraulichkeit

Anfang 2014 waren die Sicherheitsrisiken bei E-Mails jedoch ein heißes Thema in der Kanzlei, insbesondere in der Familienrechtspraxis. IT-Manager Adam Cutler erklärte: "Während eines Scheidungsverfahrens sind einige der Dokumente und Formulare, die wir an unsere Mandanten senden, äußerst sensibel, da sie im Grunde ihr gesamtes Leben abbilden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Art von Informationen nicht in die falschen Hände gerät."

Probleme wie die Verbreitung von Geräten und die Verwendung gemeinsam genutzter Postfächer führten jedoch dazu, dass die Vertraulichkeit gefährdet war: "Wenn die E-Mails eines Kunden beispielsweise zwischen einem Smartphone, einem Tablet und einem PC synchronisiert werden, ist das Risiko, dass die E-Mails von einem baldigen Ex-Ehepartner eingesehen werden, erheblich größer. Ebenso riskieren Kunden, die E-Mail-Adressen am Arbeitsplatz verwenden, dass sehr persönliche Informationen von Kollegen eingesehen werden können.

Es gab jedoch keine einfache Lösung, abgesehen von ein paar proprietären Systemen, die Adam schnell verwarf. Er sagte: "Der Druck, eine Lösung zu finden, wurde immer größer. Wir sahen eine Möglichkeit, uns von der Konkurrenz abzuheben, indem wir unseren Kunden eine elegante, sichere Lösung anboten."

Eine markengeschützte Lösung

Mimecast Secure Messaging bietet einen sicheren, privaten, Cloud-basierten E-Mail-Service für den einfachen Austausch sensibler Informationen, ohne dass zusätzliche Hardware oder Software benötigt wird. Der Zugriff auf E-Mails erfolgt über ein passwortgeschütztes Webportal und verlässt nie die sichere Mimecast-Cloud.

Für Adam war die Lösung perfekt, da sie angepasst und als Service von Higgs & Sons angeboten werden konnte, was dem Kunden die Gewissheit gab, dass die Nachrichten von Higgs & Sons stammen: "Mimecast bot uns die Funktionalität, die wir brauchten, ohne zusätzliche Komplexität oder zusätzliche Arbeit für die Benutzer, und es war etwas, das wir unseren Kunden als differenzierten, wertschöpfenden Service anbieten konnten."

Adam und sein Team arbeiteten eng mit dem Mimecast-Support und seinem eigenen juristischen Team zusammen, um rechtlich solide Geschäftsbedingungen zu entwickeln. Die Firma verfügt nun über einen klar definierten Einrichtungsprozess. Kunden füllen einfach ein Einrichtungsformular aus und erhalten von Adams Team eine sichere E-Mail-Adresse sowie Anmeldedaten.

Marktunterscheidungsmerkmal

Higgs & Sons Secure Email war von Anfang an ein großer Erfolg, da es eine überzeugende und zuverlässige Möglichkeit bot, vertrauliche Informationen vertrauensvoll auszutauschen. Adam sagte: "Dies ist das erste Sicherheitsprojekt, bei dem sich Mitarbeiter bei mir gemeldet haben, um an der ersten Testphase teilzunehmen. Ich musste die Teilnahme anfangs sogar einschränken, vor allem um die Nachfrage nach Kundenanmeldungen über einen längeren Zeitraum zu verteilen."

Der unmittelbare Erfolg war zum Teil darauf zurückzuführen, dass der Dienst so einfach war, aber auch darauf, dass die Mitarbeiter sein Potenzial als Marktunterscheidungsmerkmal erkannten. Adam sagte: "Zuerst konnten die Mitarbeiter nicht glauben, dass sie nur eine normale E-Mail an die sichere Adresse schicken mussten. Aber genau so funktioniert es."

Mimecast erledigt den Rest hinter den Kulissen. Diese Einfachheit in Verbindung mit der Tatsache, dass keiner unserer Konkurrenten etwas Vergleichbares anbieten konnte, war ein echtes Alleinstellungsmerkmal.

Laut Adam ist die Lösung auch aus Kundensicht ein großer Erfolg: "Es ist einfach großartig, den Kunden den Stress der Cyber-Risiken zu nehmen und ihnen sagen zu können: 'Wir kümmern uns für euch darum'.

Heute wird der Dienst nicht nur in der Familienrechtspraxis von Higgs & Sons genutzt, sondern in der gesamten Kanzlei.

Adam ist mit den Ergebnissen sehr zufrieden: "Secure Messaging ist ein großartiges Beispiel dafür, wie eine IT-Abteilung einen echten, greifbaren Mehrwert für das Unternehmen schafft, indem sie als Enabler fungiert, und darauf können wir stolz sein. Wir sind auch nicht stehen geblieben, sondern haben den Dienst im Laufe der Zeit verbessert, indem wir zum Beispiel Ablaufoptionen und "Just-in-Time"-Sicherheit zu jeder E-Mail hinzugefügt haben."

"Mimecast bot uns die Funktionalität, die wir brauchten, ohne zusätzliche Komplexität oder zusätzliche Arbeit für die Benutzer, und es war etwas, das wir unseren Kunden als differenzierten, wertschöpfenden Service anbieten konnten.

Adam Cutler - IT-Manager, Higgs & Sohn