Harris, Finley & Bogle

Während einige Kanzleien von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften getrieben werden, hat die Anwaltskanzlei Harris, Finley & Bogle, P.C. (HFB) in Fort Worth, Texas, aus anderen Gründen mit der Archivierung von E-Mails begonnen.

Obwohl der Staat Texas eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist für Papierunterlagen vorschreibt, gibt es keine derartigen Vorschriften für elektronische Informationen.

HFB-Anwälte und ihre Mitarbeiter benötigen die E-Mail-Archivierung aus einem wichtigen Grund: Produktivität.

Kontext

HFB ist auf allgemeines Zivil- und Wirtschaftsrecht spezialisiert und betreut einen wachsenden Kundenstamm, zu dem neben Privatpersonen auch Banken, Öl- und Gasgesellschaften und andere Unternehmen gehören. Die Kanzlei hat einen großen Kundenstamm in der Region Dallas-Fort Worth, aber auch eine wachsende Zahl von Mandanten mit nationaler Präsenz.

Herausforderung

Es ist noch gar nicht lange her, erinnert sich die IT-Leiterin von HFB, Betsy Horn, als alles auf einmal schief zu gehen schien. "Im Jahr 2012 funktionierten unser Novell Groupwise-Netzwerk und unser E-Mail-Server nicht mehr mit den Anwendungen, auf die wir uns in unserer Praxis verlassen", erinnert sich Horn. "Es war klar, dass wir ein großes Upgrade durchführen mussten."

In Zusammenarbeit mit einem IT-Berater migrierte der HFB auf Windows-Netzwerke und Exchange Server. Um den Zugriff der Anwälte auf historische E-Mails, Kalender und Aufgaben von Groupwise auszugleichen, ohne die Größe der Exchange-Postfächer zu vergrößern, migrierte die IT-Organisation ihre Groupwise-Archive und konfigurierte eine einjährige Aufbewahrungsrichtlinie für das native Archiv des Exchange 2010-Servers.

Bald darauf geriet der E-Mail-Verkehr aus den Fugen. Als die Menschen auf den Geschmack der Unmittelbarkeit und Vielseitigkeit der E-Mail kamen, wandelte sich das Medium von einer Bequemlichkeit zu einer lebenswichtigen Geschäftsplattform. Genauso plötzlich traten Probleme auf, die niemand vorhersehen konnte.

"Storage-Probleme ...", sagt Horn, "... es kostete viel Zeit und Geld, um sicherzustellen, dass unser neues EMC-SAN mit den gestiegenen Storage-Anforderungen mithalten konnte."

Auch bei der Archivierung ergaben sich neue Herausforderungen. "Mit Exchange Server mussten unsere Anwälte über einen Webbrowser auf ihre Archive zugreifen", erinnert sich Horn, "und das hat sie sehr gestört." Noch schlimmer war, dass die Anwälte die Suchfunktion von Exchange Server als unzuverlässig empfanden und von Suche zu Suche uneinheitliche Ergebnisse erhielten.

Lösung

Ironischerweise waren die Archivierungsprobleme von HFB nicht der Schwerpunkt, als Horn Mimecast entdeckte. "Ich wollte unseren Spam-Kontrolldienst ersetzen", erklärt sie. "Nachdem wir einige Alternativen untersucht hatten, stellten wir fest, dass Mimecast die richtige Lösung zum richtigen Preis bot. HFB entschied sich schließlich für die komplette Mimecast SaaS-Suite: Cloud Archiving, Targeted Threat Protection, Large File Send (LFS) und Mailbox Continuity. Da E-Mail in der Kanzlei zum primären Mittel der Kundenkommunikation geworden war, und aufgrund der Zuverlässigkeit von Mimecast, wurde Mimecast zur "Go-to"-Lösung für viele E-Mail-Herausforderungen.

Dennoch ging das Unternehmen bei der kompletten Archivmigration vorsichtig vor, denn die Schmerzen, die durch die Umstellung auf Exchange verursacht wurden, waren noch in den Köpfen aller Beteiligten präsent. "Wir haben unsere beiden Archive, Mimecast und Exchange, parallel betrieben", sagt Horn. "Wir wollten sicherstellen, dass unsere Anwälte mit der Lösung zufrieden waren. Nach etwa 18 Monaten dieses Arrangements gab es keine Browseranmeldungen mehr beim Exchange-Archiv. "Zu diesem Zeitpunkt wussten wir, dass wir unser Exchange-Archiv aufgeben mussten. Seitdem ist Mimecast unsere Archivierungslösung."

Vorteile

Schnelle Archivsuche überall und zu jeder Zeit.

HFB-Anwälte haben einen großen Ermessensspielraum bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe und der Erfüllung der Anforderungen ihrer Mandanten. Mimecast-Apps für Android, iPhone, Windows Phone und BlackBerry helfen ihnen, ihre E-Mail-Erfahrung nach ihren Wünschen zu gestalten.

Mit den kostenlosen mobilen Apps von Mimecast und dem Sieben-Sekunden-Such-SLA können die HFB-Anwälte ihre Geschäfte unabhängig von Ort und Gerät erledigen. Nach Horns persönlichen Schätzungen reduzieren die kombinierten Funktionen des Mimecast-Plugins für Outlook und die mobilen Apps den Zeitaufwand für allgemeine Aufgaben um den Faktor 50 bis 75 Prozent.

"Jeder unserer Anwälte nutzt die Mimecast-App auf seinem Smartphone", sagt Horn. "Sie denken nicht einmal mehr an die Archivierung. Sie sagen alle, 'es ist in meinem Mimecast'. Daraufhin füge ich hinzu: 'Es ist nicht nur in deinem Mimecast (in Outlook), sondern auch auf deinem Telefon!'"

Einheitliche, intuitive Verwaltung von Archivierung, Sicherheit und Mailboxkontinuität

Für den Erfolg von HFB ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter mit höchster Effizienz arbeiten können. Nirgendwo wird dies deutlicher als in der IT-Abteilung, wo Horn als alleinige Managerin und Administratorin fungiert. In dieser Funktion ist sie für die E-Mail-Verwaltung, das Netzwerk und den Anwendungssupport zuständig. Glücklicherweise hat die Mimecast-Archivierung sie von der Notwendigkeit befreit, Software-Updates zu verwalten, Speicherkapazität zu überwachen und hinzuzufügen oder Fehler zu beheben. Nach ihren Schätzungen hat sich der Zeitaufwand für die E-Mail-Verwaltung von durchschnittlich 12 Stunden auf unter 4 Stunden pro Monat verringert.

Auch die Anwälte schätzen die intuitive Schnittstelle des Dienstes. Viele delegieren den Betrieb von Mimecast an ihre Assistenten, um die effiziente Nutzung der abrechenbaren Stunden zu maximieren. "Die Verwaltung der Endbenutzer ist einfach", sagt Horn, "einfach einzurichten und einfach zu benutzen".

Ständige Verfügbarkeit

Mit dem unerbittlichen Tempo von Anhörungen, Einlassungen, Einreichungen und Berufungen Schritt zu halten, ist geschäftskritisch; ungeplante Ausfälle können zu Verzögerungen und irreparablen Schäden führen.

"Wenn unser Exchange Server ausfällt, halten die Anwendungen die Anwälte in Verbindung", sagt Horn. "Das gilt auch für den Mailbox Continuity Service von Mimecast und das LFS-Add-on. Außerdem speichert LFS alles im Archiv, wo unsere Anwälte es später wiederfinden können."

"Jeder unserer Anwälte verwendet Mimecast-Apps auf seinen Smartphones. Sie denken gar nicht mehr daran, dass es um die Archivierung geht. Sie sagen alle: 'Es ist in meinem Mimecast'. Daraufhin füge ich hinzu: "Es ist nicht nur in deinem Mimecast, sondern auch auf deinem Telefon!"

Betsy Horn - IT-Direktorin, Harris, Finley & Bogle, P.C.