Hayes Anwälte

Die IT-Abteilung der Dubliner Anwaltskanzlei Hayes Solicitors war sich der Vorteile einer Umstellung auf ein Cloud-Computing-Modell bereits bewusst. Es ging nur noch darum, einen Anbieter zu finden, der einen Service mit allen erforderlichen Funktionen auf kostengünstige Weise bereitstellen konnte.

Kontext

Hayes ist eine fortschrittliche und professionelle mittelgroße Anwaltskanzlei mit Sitz in Dublin, Irland. Sie wurde 1840 gegründet und ist damit eine der ältesten Kanzleien Irlands. Sie bietet ein umfassendes Spektrum an Rechtsdienstleistungen für Unternehmen, öffentliche und private Mandanten auf internationaler und nationaler Ebene. Neben der Konzentration auf einen außergewöhnlichen Kundenservice hat sich die umfassende Erfahrung und das Branchenwissen von Hayes als Schlüssel zum Erfolg erwiesen. Hayes schätzt die engen Beziehungen, die es zu seinen Kunden aufgebaut hat, und ist bestrebt, einen effizienten und freundlichen Service zu bieten. Die Loyalität der Mitarbeiter ist unübertroffen, und diese Beständigkeit hilft Hayes bei der Erbringung dieser Dienstleistung. Hayes beschäftigt derzeit 40 Anwälte und etwa 40 weitere Mitarbeiter. Als fortschrittliches Unternehmen weiß Hayes um die Bedeutung von Investitionen in die IT und deren Potenzial, Zeit und Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Qualität der Dienstleistungen für die Mandanten zu verbessern.

Herausforderung

Wie in der Branche üblich, nutzen die meisten Kunden von Hayes E-Mail als primäre Kommunikationsform und arbeiten papierlos. "Unsere derzeitigen und zukünftigen Kunden erwarten von uns ein gutes E-Mail-System mit guter Sicherheit, DR und Business Continuity", erklärt Audrey Whelan, IT-Managerin bei Hayes. "Alles in allem haben wir also einen ziemlich starken Fokus auf E-Mail und folglich ist unser E-Mail-System zu einem System mit hoher Priorität für die IT-Abteilung von Hayes geworden", so Whelan weiter.

Im Dezember 2006 fusionierte Hayes mit Fawsitt Solicitors, ein Schritt, der mit einer steilen Zunahme der natürlichen internen Expansion einherging. Dieser "doppelte" Anstieg der Mitarbeiterzahl bedeutete, dass die Verwaltung des E-Mail-Systems des Unternehmens zeitaufwändig wurde und sich die Fehlertoleranz erhöhte. Außerdem gab es zu diesem Zeitpunkt noch keine Archivierungslösung, so dass eDiscovery-Anfragen mühsam und oft unbefriedigend waren.

Whelan erinnert sich: "Ich erinnere mich an eine bestimmte eDiscovery-Anfrage, bei der es darum ging, eine Sicherungskopie des Mailsystems aufzurufen und eine Mailbox wiederherzustellen, die einige Jahre vor der Anfrage benutzt wurde. Es war eine Herausforderung, die Informationen abzurufen, die benötigt wurden, um die Anfrage zu erfüllen. Jeder Benutzer ist anders: Einige können ihre Postfächer hervorragend verwalten, aber mit dem Anstieg des E-Mail-Verkehrs aufgrund unseres Wachstums wurde diese Aufgabe selbst für die besten Verwalter immer schwieriger. PST-Dateien können zu groß und zahlreich werden, um sie effizient zu bearbeiten.

Was die Sicherheit anbelangt, so nutzte Hayes einen anderen Dienstanbieter für den Viren- und Spamschutz für E-Mails, doch die Verwaltung und Flexibilität dieses Dienstes war sehr begrenzt.

Vor etwas mehr als 3 Jahren beschloss das Unternehmen daher, die E-Mail-Umgebung von Hayes zu überprüfen.

Lösung

Wir haben uns mehrere Lösungen von verschiedenen Anbietern angesehen, darunter auch eine neue Lösung von unserem bisherigen E-Mail-Anbieter. Bei jeder Lösung haben wir alle Funktionen und Kosten geprüft, aber am Ende war Mimecast der klare Gewinner.

Whelan erklärt: "Mimecast bot alles, was wir suchten, in einem Paket: Geschäftskontinuität, eine konsolidierte Archivierungslösung, Spam-Schutz, E-Mail-Virenschutz und eine einfache E-Mail-Nachverfolgungsfunktion. Mimecast erfüllte im Grunde mehr Anforderungen als die Konkurrenz, und das für viel weniger Geld, so dass uns die Entscheidung leicht fiel! "Die Einrichtung war extrem einfach. Die Support-Mitarbeiter bei Mimecast sind fantastisch und haben uns durch jeden Schritt der Integration geführt. Sie sind immer schnell zur Stelle, wenn wir Fragen haben - das ist genau das, was man sich von einem Service wünscht. Der gesamte Prozess war schmerzfrei.

Whelan fuhr fort: "Für Hayes war es der nächste logische Schritt in unserem IT-Programm. Wir konnten sehen, dass Cloud Computing zum erwarteten Standard für Unternehmen werden würde, und mit der Cloud wussten wir, dass wir uns ganz darauf konzentrieren konnten, unsere Anwälte dabei zu unterstützen, einen erstklassigen Service zu bieten, ohne uns mit dem täglichen Betrieb unserer E-Mail zu beschäftigen. "Die Möglichkeit

eDiscovery-Anfragen mit Mimecast dauern jetzt buchstäblich nur noch Sekunden oder Minuten statt Wochen, da alle Informationen an einem Ort gespeichert sind. "Wir haben jetzt viel mehr Kontrolle über unseren Spam-Filter, was alle früheren Probleme mit Fehlalarmen beseitigt. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist ist von unschätzbarem Wert für die Archivsuche nach gelöschten E-Mails, und darüber hinaus können wir jetzt E-Mails von unserer Domäne aus versenden, selbst wenn unser Exchange-Server ausfällt oder unser Internetzugang unterbrochen ist - es gibt absolut keinen Verlust an Kontinuität! "Mimecast tut, was es tun soll, und die Mitarbeiter sind hervorragend. Das ist ein Bereich, in dem ich mich jetzt entspannen kann. Ich weiß, dass unsere E-Mails auf die bestmögliche Weise verwaltet werden", so Whelan abschließend.

Die Verwaltung der E-Mails von Hayes durch Mimecast bedeutet, dass sich das Team von Whelan nun auf die Entwicklung und nicht mehr auf den Haushalt konzentrieren kann. Neben der Entwicklung des Firmen-Intranets war das Team in der Lage, eine SQL-Berichtsstruktur zu entwickeln, die es den Anwälten ermöglicht, alle Aspekte jedes Falles, an dem sie arbeiten, gründlich zu überprüfen - ein klarer Vorteil für die Kunden von Hayes. Darüber hinaus kann das Team die Zeit nutzen, um die gesamte Belegschaft von Hayes in allen Aspekten des IT-Systems zu schulen, einschließlich der Durchführung von Mimecast-Workshops.

Whelan: "Wir schulen alle unsere Mitarbeiter auf der Benutzeroberfläche von Mimecast. Wir lieben die schnellere und präzisere Suche und E-Mail-Verfolgung. Die Verwaltungsoberfläche, die von den IT-Mitarbeitern verwendet wird, ist so einfach zu bedienen, dass sie jede Woche Stunden bei der Verwaltung von E-Mail-Anfragen spart.

Mimecast bietet eine schnelle, saubere, sichere, professionelle und kostengünstige Lösung für ein Problem, das sonst ein Albtraum ist.