Center Grove Gemeinschaftliche Schulvereinigung

Auf einen Blick

• Center Grove Community School Corporation: www.centergrove.k12.in.us

Mimecast hilft dem öffentlichen Schulsystem in Indiana, E-Mail-Archivierung und Spam-Filterung in der Cloud zu vereinen

Manuelle Offenlegung von Informationen nach rechtlichen Ersuchen erweist sich als zeitaufwändig

Jedes Mal, wenn Jason Taylor ein Auskunftsersuchen erhielt, mussten er und seine Netzwerktechniker seitenlange E-Mail-Archive - und 1.500 E-Mail-Konten der Mitarbeiter - manuell durchsuchen, um die gewünschten Informationen zu finden.

"Wir sind häufigen E-Discovery-Anfragen ausgesetzt", sagt Taylor, Chief Technology Officer der Center Grove Community School Corporation, einem öffentlichen Schulsystem in Indiana, das etwa 7.700 Schüler an acht Standorten betreut. "Um den Aufwand für das Auffinden der Informationen und die Verwaltung der dauerhaften Aufbewahrung für Compliance-Zwecke zu verringern, benötigten wir eine einzige, cloudbasierte E-Mail-Verwaltungsplattform, die ein sicheres, zugängliches E-Mail-Archiv bietet."

Das alte E-Mail-Archivierungssystem von Center Grove bewahrte E-Mails nur drei bis fünf Jahre lang auf - nicht annähernd weit genug in die Vergangenheit. Außerdem war es mit zunehmendem Alter ins Stocken geraten - das alte E-Mail-Archivierungssystem war in acht Jahren nur einmal aufgerüstet worden.

Darüber hinaus war die lokale Spam-Filterlösung von Center Grove begrenzt - die Benutzer konnten nur auf das System zugreifen, wenn sie vor Ort waren. Dies trug nicht nur zu einer schlechten Benutzererfahrung für die Mitarbeiter bei, sondern bedeutete auch, dass sowohl sie als auch Taylors Team beim Schutz von Center Grove vor Spam, Malware und Datenverlusten mit zusätzlicher Komplexität konfrontiert waren.

Schulsystem braucht eine einzige E-Mail-Sicherheitslösung

Taylor benötigte eine einzige, vielseitig einsetzbare, immer verfügbare, cloudbasierte Plattform, um die arbeitsintensiven E-Mail-Verwaltungsprozesse von Center Grove zu eliminieren. Er war auf der Suche nach ein paar Schlüsselfunktionen:

• Ein skalierbarer, cloudbasierter, sicherer E-Mail-Archivierungsdienst, der Center Grove die Aufbewahrung von E-Mails und Daten ermöglicht, den E-Discovery-Prozess rationalisiert und integrierte Redundanz bietet,
• eine Spam-Filterfunktion, die für die Nutzer intuitiv ist und die auch dann kontrolliert werden kann, wenn sie nicht vor Ort sind, und
• Nahtlose Integration in Microsoft Office 365, auf das Center Grove bald umsteigen wird.

Taylor hat mit der E-Mail-Sicherheitssuite von Mimecast genau die richtige Lösung gefunden.

Mimecast halbiert die Zeit für die E-Mail-Verwaltung

Für Taylor und Center Grove war die Umstellung von den bisherigen Lösungen zur E-Mail-Archivierung und Spam-Filterung auf Mimecast ein einfacher Prozess. Für die Einrichtung der Plattform war nur ein einziger Telefonanruf erforderlich, und Taylor stellt fest: "Es war eine der einfachsten technologischen Umstellungen, die er je erlebt hat." Nach Abschluss der Mimecast-Einführung bemerkte Taylor sofort einen Unterschied in der E-Mail-Verwaltungspraxis seines Teams.

Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis, die Taylor und seine Mitarbeiter im Bereich E-Discovery erzielen konnten. Mit Mimecast kann Taylor bei jeder eingehenden Discovery-Anfrage eine erste Suche durchführen und dann die Aufgabe an den Endbenutzer weitergeben, der die Suche, den Export von Datensätzen und die Formatierung selbst durchführen kann. Taylor schätzt, dass er und seine Mitarbeiter durch Mimecast mindestens 50-75 Prozent ihrer Zeit für E-Discovery einsparen konnten, so dass sie sich anderen wichtigen Projekten widmen können. Und nicht nur das: Dadurch, dass beispielsweise die Rechtsberater von Center Grove die Möglichkeit haben, auf die E-Mail-Datensätze zuzugreifen, konnten sie ihren Zeitaufwand für Discovery-Anfragen reduzieren und damit auch die Kosten für das öffentliche Schulsystem.

Mimecast hat Center Grove auch einen umfassenden Schutz vor Spam und Malware geboten, da die Endbenutzer selbst dazu beitragen können, E-Mail-Bedrohungen im Keim zu ersticken. Die Mitarbeiter von Center Grove erhalten nun täglich eine einzige E-Mail mit den auf der grauen Liste stehenden Objekten, die sie über eine mobile App kontrollieren und jederzeit überprüfen können, auch außerhalb des Unternehmens.

Die Mitarbeiter von Center Grove wissen die Zugänglichkeit zu ihren E-Mails und Daten sowie die Sicherheit, die Mimecast bietet, zu schätzen, vor allem aber Taylor selbst, der sich nun darauf verlassen kann, dass die E-Mail-Kommunikation des Schulsystems auch ohne seine direkte Beteiligung rund um die Uhr reibungslos funktioniert.