Cliffe Dekker Hofmeyr macht mit Mimecast mehr Sinn für Cloud und Mobilität

Auf einen Blick

• Cliffe Dekker Hofmeyr (www.cliffedekkerhofmeyr.com)
• Industrie: Juristische Dienstleistungen
• Anzahl der E-Mail-Benutzer: 626

Kontext

Cliffe Dekker Hofmeyr ist eine der größten Wirtschaftskanzleien Südafrikas, die sich auf Dienstleistungen spezialisiert hat, die das gesamte Spektrum der rechtlichen Bedürfnisse von Unternehmen abdecken. Die spezialisierten Teams bestehen aus Anwälten mit Erfahrung in einer Vielzahl von Branchen und im öffentlichen Sektor.

CDH glaubt fest an Partnerschaften und räumt dem Kennenlernen seiner Kunden Priorität ein. Das Verständnis der Geschäfts- und Managementbedürfnisse schafft die ideale Plattform für die umfassende Kompetenz der Kanzlei, die es ihr ermöglicht, auf die Geschäftsaktivitäten der Kunden vor Ort und durch ihre Allianz mit DLA Piper auch weltweit zu reagieren.

Herausforderung

Mit rund 115 Direktoren und Partnern und 200 qualifizierten Anwälten in Büros in Johannesburg und Kapstadt ist CDH eine der größeren Anwaltskanzleien des Landes.

Obwohl persönliche und telefonische Beratungen einen großen Teil der Kundenkontakte der Kanzlei ausmachen, findet ein Großteil der Interaktionen per E-Mail statt, was die Kanzlei an die Spitze der Liste für Business Enablement stellt.

"Wir haben eine Umgebung geschaffen, auf die unsere Anwälte jederzeit und von jedem Ort aus mit jedem Gerät zugreifen können. Sie haben immer Zugang zu den Informationen, die sie benötigen. Mail ist ein großer Teil davon, und das ist etwas, was Mimecast außergewöhnlich gut kann."

Ralph Hopkins - Leiter der IT-Abteilung, Cliffe Dekker Hofmey

Dies bereitet aus IT-Sicht einige Probleme. "Die Betriebszeit ist von entscheidender Bedeutung, aber ebenso wichtig ist der Zugang sowohl aus Sicht der Archivierung als auch der Mobilität", erklärt Ralph Hopkins, IT-Leiter des Unternehmens.

"Wir greifen oft auf unsere Archive zurück, um Informationen für Beratungs- und Abrechnungszwecke wiederherzustellen. Leider war unsere bisherige Archivierungslösung zwar effektiv, aber extrem umständlich. Sie erforderte einen hohen Schulungsaufwand für die Benutzer, und viele fanden das System einfach zu schwierig zu bedienen. Die IT-Abteilung wurde mit Anfragen zur Post überschwemmt, was ebenfalls frustrierend war. Außerdem war es verwaltungsintensiv, Postfächer zu pflegen, Regeln festzulegen und sicherzustellen, dass diese korrekt funktionieren.

CDH unterstützt eine große Anzahl mobiler Arbeitskräfte. "Die Art unseres Geschäfts erfordert es, dass die Benutzer außerhalb des Firmengeländes oder außerhalb der üblichen Bürozeiten arbeiten, aber die Notwendigkeit, auf Informationen zuzugreifen, bleibt bestehen", sagt Hopkins.

Lösung

CDH, das bereits zu Cloud-basierten Lösungen neigt und über eine ausgereifte Microsoft Exchange-Plattform verfügt und eine Migration zu Microsoft 365 plant, sah in Mimecast eine natürliche Ergänzung.

Ein großer Pluspunkt war die Verlagerung des umfangreichen Archivs des Unternehmens in die Cloud. "Da der E-Mail-Verkehr so hoch ist wie nie zuvor, wird unsere Speicherinfrastruktur zusätzlich belastet", erklärt Hopkins. "Mimecast hat das Problem entschärft und das Archiv physisch aus unserer Umgebung entfernt. Wir müssen uns keine Gedanken mehr über unüberschaubare Archive machen, und das einzige erforderliche Mail-Backup ist unser Exchange Live Mail."

Die Lösung ließ sich ohne große Unterbrechungen einführen und wurde von den Benutzern fast sofort angenommen. "Es ist eine Sache, eine Lösung einzurichten, aber wenn die Benutzer nicht einfach an ihre E-Mails gelangen können, wird die Akzeptanz sehr gering sein - und der ROI.

Das intuitive Webportal von Mimecast, über das die Benutzer ihre eigenen E-Mails verwalten können, und die einfach zu bedienende mobile Anwendung haben diese Barriere vollständig überwunden. Die Einfachheit von Mimecast hat sich während der gesamten Implementierung bewährt, denn die Dienste ließen sich extrem leicht einrichten und aktivieren.

Vorteile

Unterstützung der Unternehmensstrategie

Alle CDH-Mitarbeiter nutzen Smartphones, und auch die Nutzung von Tablets hat stark zugenommen - etwa 90 % der Mitarbeiter sind mit Tablets unterwegs.

"Wir haben eine Umgebung geschaffen, auf die unsere Anwälte jederzeit und von jedem Ort aus mit jedem Gerät zugreifen können. Sie haben immer Zugang zu den Informationen, die sie benötigen. Mail ist ein großer Teil davon, und das ist etwas, was Mimecast außergewöhnlich gut kann", sagt Hopkins.

"Wir sind gerade dabei, auf eine M365-Cloud-Umgebung umzusteigen, und obwohl es definitiv Überschneidungen gibt, sind wir beeindruckt davon, wie Mimecast dies durch ergänzende Dienste handhabt.

"Uns gefällt die Denkweise von Mimecast und seine Fähigkeit, zu erkennen, was in den Umgebungen seiner Kunden relevant wird, und Lösungen zu entwickeln, die dies berücksichtigen. Die elastische, flexible Lizenzierung von Mimecast ermöglicht es uns außerdem, je nach den Erfordernissen unseres Geschäfts hoch- und runterzuskalieren. Wir spüren definitiv den Wert dieser Lösung, sowohl in finanzieller als auch in betrieblicher Hinsicht", erklärt Hopkins.

Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen

Eines der Dinge, die CDH am attraktivsten findet, ist der kontinuierliche Strom an neuen Veröffentlichungen. Es sind nicht nur die Produkte selbst, die beeindrucken, sondern auch die Art und Weise, wie sie zustande kommen: Mimecast hat ein offenes Ohr für seine Kunden.

"Mit Mimecast kann man nicht nur hervorragend zusammenarbeiten, sie sind auch sehr entgegenkommend und verständnisvoll. Wenn wir Probleme haben, wissen wir, dass diese berücksichtigt werden und dass es höchstwahrscheinlich eine neue Version geben wird, die diese Probleme löst. Ihre Kundenorientierung ist lobenswert", schließt Hopkins.