Birketts - Reduzierung der Lagerhaltung vor Ort und Unterstützung einer nahtlosen Fusion

Nach einer Fusion und einem bevorstehenden Upgrade auf Exchange 2010 wollte Birketts seine Gesamtinvestitionen in Hardware reduzieren und den Druck auf die Exchange-Infrastruktur verringern.

Kontext

Birketts ist eine erfolgreiche regionale Anwaltskanzlei mit Büros in Ipswich, Norwich, Cambridge und Chelmsford. Im September 2010 stieg Birketts durch eine Fusion mit der in Chelmsford ansässigen Boutique-Kanzlei Wollastons in die Top 100 der britischen Kanzleien auf. Die Kanzlei hat heute 52 Partner und beschäftigt insgesamt 350 Mitarbeiter.

Herausforderung

Birketts hatte in der Vergangenheit E-Mail als Dokumentenverwaltungssystem verwendet; als das Unternehmen jedoch expandierte, stieg das E-Mail-Aufkommen drastisch an. Mehr Benutzer, die mehr E-Mails verschickten, führten dazu, dass das lokale System überfüllt war. Das Durchsuchen des Archivs dauerte zu lange und mehrere Suchvorgänge verursachten Latenzprobleme im Netzwerk.

Birketts hatte eine herkömmliche Exchange-Umgebung mit lokal angeschlossenem Speicher, einschließlich zahlreicher an den Server angeschlossener Festplatten. Das System wurde durch ein externes Spiegelbild des Exchange-Servers gesichert und durch eine Auswahl von Drittanbieterprodukten für Sicherheit, Kontinuität und Notfallwiederherstellung unterstützt.

Das geplante Upgrade auf Exchange 2010 hätte zwei zusätzliche Server und Terabytes an zusätzlichem Speicherplatz erfordert. Die Fusion von Wollastons verschärfte diese Herausforderungen noch. Die Notwendigkeit einer schnellen, nahtlosen Integration der neuen Niederlassung und die Erkenntnis, dass zusätzliche Benutzer die bereits überlastete IT-Infrastruktur der Kanzlei weiter belasten würden, veranlasste IT-Direktor Chris Simmons dazu, nach einer alternativen E-Mail-Managementlösung zu suchen.

Lösung

"Da wir bereits ein Offsite-Backup nutzten, war Cloud-basierte E-Mail die offensichtliche Lösung für unsere Probleme mit der Datenspeicherung und -abfrage", sagt Simmons, der bereits zuvor erfolgreich mit Mimecast zusammengearbeitet hatte. "Ich habe mich für Mimecast entschieden, weil ich wusste, was ich in Bezug auf das Serviceniveau erwarten konnte", sagt er.

Die Fusion mit Wollastons, einem weiteren Mimecast-Kunden, fand mehrere Monate nach der ersten Umstellung auf Mimecast statt. "Das Serviceteam von Mimecast hat hervorragende Arbeit geleistet und uns geholfen, eine nahtlose Fusion zu erreichen, trotz der Richtlinienkonflikte zwischen den beiden Systemen", sagt Simmons. "Obwohl es keine neuen Postfächer gab, war eine sorgfältige Profilierung erforderlich, damit die E-Mails korrekt abgelegt, beschriftet, formatiert und gestaltet werden konnten. Die Umstellung fand am Sonntagabend statt, und am Montagmorgen funktionierten unsere E-Mails reibungslos."

"Wir haben jetzt unsere historischen Daten in das Mimecast-Grid eingespeist und alle Daten vom lokalen Server entfernt. Mit der Unterstützung von Mimecast werden wir bald mit extrem geringen Ausfallzeiten auf Exchange 2010 umstellen. Zusammen werden diese Änderungen das ständige Problem der E-Mail-Speicherung lösen.

Die Reduzierung der Hardware war ein wichtiger Grund für die Verlagerung der E-Mail des Unternehmens in die Cloud.

"Wir brauchen keinen zusätzlichen Speicherplatz oder eine WAN-Synchronisation, und unsere neue Exchange-Infrastruktur wird viel kleiner sein als ihre Vorgängerin", sagt Simmons. "Statt der sechs Terabyte-Laufwerke, die wir für das Upgrade benötigt hätten, werden wir vier 500-Gigabyte-Laufwerke haben, und wir brauchen keinen zweiten Exchange-Server für die Notfallwiederherstellung. Das Ergebnis ist, dass wir den Strombedarf halbieren werden. Und dank des E-Mail-Archivs von Mimecast benötigen wir Enterprise Vault nicht mehr, was bedeutet, dass wir einen Server weniger für die Speicherung benötigen, der auch offsite repliziert werden musste. Außerdem brauchen wir keinen Cryoserver oder KVS mehr, wenn wir Mimecast im Einsatz haben. Alles in allem eine fantastische Ersparnis."

Der Speicherbedarf von Birketts vor Ort ist nicht nur gesunken, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit hat sich dank der sofortigen Archivierung, der Kontinuität und der nahtlosen Integration in Outlook verbessert.

"Wir haben jetzt eine echte E-Mail-Kontinuität - vorher hatten wir einen DR-Standort mit einem Failover-Server, aber wir mussten vier Stunden vorher Bescheid geben! Wir konnten nicht nur den Exchange-Server aufrufen, sondern mussten das gesamte DR-Szenario einschließlich der NT-Domäne und des Fallmanagementsystems aufrufen. Mit Mimecast können unsere Benutzer nun jederzeit auf ihre E-Mails zugreifen und schnelle Suchvorgänge im Online-Archiv durchführen, anstatt unsere lokalen Systeme zu überlasten", fügt Simmons hinzu.

Die Lösung von Mimecast bedeutet, dass Birketts seine Anforderungen konsolidiert hat. Wie Simmons anmerkt, spart die Zusammenarbeit mit einem statt mit mehreren Anbietern Zeit, erhöht die Ausfallsicherheit und mindert das Risiko.

"Wir sind nicht mehr von mehreren Drittanbietern abhängig, da wir unser gesamtes E-Mail-Management einem Spezialisten anvertraut haben." Kontinuität und Archivierung in einer integrierten Plattform und kann uns weltweit mit dem gleichen Service- und Supportniveau unterstützen, was sie von ihren Mitbewerbern abhebt."