Mimecast E-Mail-Archivierung skaliert mit expandierendem Bay Club-Geschäft

Kontext

The Bay Club, ein schnell wachsendes Gastgewerbeunternehmen mit Sitz in San Francisco, verlässt sich auf die Cloud-Archivierungslösung von Mimecast nicht nur, um seine Microsoft Office 365-E-Mail-Umgebung zu ergänzen, sondern auch, weil Mimecast mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen kann.

Durch eine groß angelegte Übernahme verdoppelte sich die Größe des Bay Club im Jahr 2015 von 12 aktiven Lifestyle-Clubs auf 24, von der Bay Area bis nach Los Angeles und San Diego. Der Bayaz Club hat jetzt etwa 2.000 E-Mail-Nutzer. "Aber diese Zahl könnte sich 2016 noch einmal verdoppeln", sagt Mark Street, der IT-Direktor des Bay Club.

Vor zwei Jahren migrierte der Bay Club von lokaler E-Mail zu Office 365. Das Unternehmen entschied sich für eine größere Flexibilität, eine einfachere Verwaltung und die Möglichkeit, physische Hardware zu "deleveragen".

Vor allem aber brauchte das Unternehmen ein E-Mail-System, das problemlos mitwachsen konnte.

Aufgrund des Potenzials des Bay Club für ein weiteres beschleunigtes Wachstum benötigten Street und sein Team Cloud-Services, die skalierbar waren. Das führte den Bay Club zu Office 365 und schließlich zu Mimecast.

"Wir wollen in der Lage sein, in großen Sprüngen zu expandieren, und um das problemlos zu tun, war der Wechsel zu Office 365 Teil der Strategie", so Street. "Das Onboarding war einfach, ebenso wie das Einbinden anderer Systeme, um alle vorhandenen Daten zu erhalten.

Der Bay Club ermittelte etwa 1.000 aktive E-Mail-Nutzer, die von einer E-Mail-Archivierungslösung profitieren könnten, und begann 2014 mit der Evaluierung eines Ersatzes für die bestehende, vor Ort installierte E-Mail-Archivierungslösung. Diese lokale Lösung diente mehr dem Kopieren als der Archivierung, so Street, was zu ernsthaften Problemen führen konnte.

"Wir wollten nicht in ein Szenario geraten, in dem jemand etwas per E-Mail tut, was er nicht tun sollte, und diese Aufzeichnung dann löschen könnte, wenn wir sie nicht korrekt archivieren", so Street.

Vereinfachte Cloud-Archivierung mit Mimecast

Nach einer Evaluierung war die Lösung von Mimecast Enterprise Information Archiving diejenige, die die Kriterien des Bay Club am besten erfüllte.

Street war vor allem von der Cloud-Plattform von Mimecast, der nahtlosen Integration in Office 365, der benutzerfreundlichen Weboberfläche für Konfiguration und Verwaltung sowie der Skalierbarkeit überzeugt.

"Der Hauptgrund, warum wir uns für Mimecast entschieden haben, war die Einbindung in Office 365 und die Tatsache, dass es sich um ein Software-as-a-Service-Produkt handelt", so Street. "Mimecast entspricht unseren strategischen Zielen, mit minimalem Verwaltungsaufwand einfach expandieren zu können.

Street war in der Lage, die E-Mail-Archivierungslösung Mimecast in etwa einer Stunde einzurichten. Mit Mimecast können die Administratoren archivierte E-Mail-Daten problemlos durchsuchen. Der Bay Club profitiert auch davon, dass er bei der E-Mail-Archivierung nicht alles auf eine Karte setzen muss.

"Es ist wichtig, dass wir unsere E-Mails nicht innerhalb desselben E-Mail-Systems archivieren, denn wenn auf Seiten von [Microsoft] etwas schief geht und die Archive verloren gehen, haben wir nicht viele Möglichkeiten", so Street. "Wir minimieren das Risiko, indem wir es auf mehrere Anbieter verteilen.

Da der Bay Club wächst, hat er die Gewissheit, dass sich das Mimecast-Archiv problemlos in Office 365 integrieren lässt und alle Aspekte seines E-Mail-Management-Systems zusammenarbeiten. "Wir wollten einfach weg von Silos", sagte Street. "Der Ansatz, ein System in eine Box zu sperren und es nicht mit anderen Anwendungen kommunizieren zu lassen, ist tot."

"Es ist wichtig, dass wir unsere E-Mails nicht innerhalb desselben E-Mail-Systems archivieren, denn wenn auf Seiten von [Microsoft] etwas schief geht und die Archive verloren gehen, haben wir nicht viele Möglichkeiten, darauf zurückzugreifen. Wir mindern das Risiko, indem wir es auf mehrere Anbieter verteilen."

Mark Street - Direktor für Informationstechnologie, The Bay Club