Mimecast unterstützt die Bäckerei Au Bon Pain® Café bei der Optimierung der E-Mail-Archivierung und -Wiederherstellung und vermeidet Ausgaben in Höhe von 100.000 US-Dollar für die Replikationsinfrastruktur

Anfang 2012, als Postini®, der E-Mail-Antispam-/Virenschutzdienst von Google, auf den sich das Unternehmen verließ, auslief, begann Abrams' Team bei Au Bon Pain mit der Suche nach einem Ersatz für die 150 unternehmenseigenen Standorte.

Kontext

Au Bon Pain Café Bakery bietet seinen Kunden an mehr als 305 Standorten in Verkehrszentren, Hotels, Einkaufszentren, Bürogebäuden, Krankenhäusern und Universitäten in den USA sowie in Indien und Thailand authentische, handwerklich hergestellte Brote, frische Backwaren, Kaffee, Sandwiches, Suppen, Salate und Hauptgerichte.

"Netto kostet Mimecast genauso viel wie Postini. Und wir haben Archivierungs-, Business-Continuity- und E-Discovery-Funktionen hinzugewonnen. Wir haben jetzt eine Lösung, die viel robuster ist, also bekommen wir viel mehr für die gleichen Kosten."

Lori Abrams - Vizepräsidentin der technischen Unterstützung, Au Bon Pain® Café Bakery

Herausforderung

Mit mehr als 305 Standorten in den USA und rund um den Globus verlässt sich Au Bon Pain in hohem Maße auf die E-Mail-Kommunikation, insbesondere zwischen seinen Cafés.

Laut Lori Abrams, Vice President of Technical Support Services, ist E-Mail die sichtbarste und am meisten genutzte Anwendung bei Au Bon Pain: "Ohne sie können wir unser Geschäft nicht richtig betreiben.

Ebenso wichtig für die Nutzung von E-Mail ist die Gewährleistung von Archivierungs- und Abruffunktionen für E-Mails sowie die E-Mail-Sicherheit. Da es keine einfache Möglichkeit gab, E-Mails abzurufen, zögerten die Benutzer von Au Bon Pain, Nachrichten zu löschen, und die PST-Dateien waren riesig. Während Backups viel Zeit in Anspruch nahmen, bestand das größere Problem für das Unternehmen darin, dass das Auffinden und Wiederherstellen von Daten zeitaufwendig und extrem kostspielig war.

Anfang 2012, als Postini, der E-Mail-Antispam- und Antiviren-Service von Google, auf den sich das Unternehmen verlassen hatte, auslief, begann Abrams' Team bei Au Bon Pain mit der Suche nach einem Ersatz für die 150 unternehmenseigenen Filialen.

"Wir vertrauten Postini in erster Linie wegen seiner AS/AV-Funktionen", so Abrams. "Während wir zunächst nur nach einem AS/AV-Ersatz suchten, erkannten wir schließlich die Möglichkeit, eine Lösung zu implementieren, die auch Archivierungs- und Retrieval-Funktionen bietet, sodass wir unsere Suche ausweiteten.

Lösung

Au Bon Pain untersuchte eine Reihe von Anbietern und stellte fest, dass Mimecast bei seinen Online-Suchen immer wieder auftauchte.

"Die Online-Bewertungen und -Kommentare über Mimecast waren alle sehr positiv, so dass wir uns überreden ließen, mehr zu erfahren", sagt Abrams. "Mimecast reagierte sehr schnell auf unsere Anfragen. Überraschenderweise haben viele andere Anbieter überhaupt nicht geantwortet, oder sie haben an Vorgesprächen teilgenommen und sind dann verschwunden."

Abrams stellt fest, dass Au Bon Pain mit Mimecast die Vorteile zusätzlicher Funktionen nutzen konnte, ohne sein Budget zu erhöhen.

"Netto kostet Mimecast genauso viel wie Postini", sagt Abrams. "Und wir haben Archivierungs-, Business-Continuity- und E-Discovery-Funktionen hinzugewonnen. Wir haben jetzt eine Lösung, die viel robuster ist, also bekommen wir viel mehr für die gleichen Kosten."

Au Bon Pain's Übergang von Postini zu Mimecast war nahtlos, berichtet Abrams. "Die Mimecast-Implementierung dauerte nur etwas mehr als eine Woche vom Start bis zur Umstellung", sagt sie. "Der Prozess war extrem gut organisiert und wir hatten keine größeren Probleme.

Vorteile

Automatisierte E-Mail-Archivierung; vereinfachtes Ediscovery

Für Abrams und das Team von Au Bon Pain geht es bei einer effektiven E-Mail-Verwaltung "um mehr als nur einen Spam-Ordner; man muss in der Lage sein, E-Mails zu archivieren und abzurufen."

Vor Mimecast archivierte Au Bon Pain E-Mails auf Bändern, was umständlich und kostspielig war. "Die Bänder wurden außerhalb des Unternehmens gelagert. Wenn wir also eine E-Mail abrufen wollten, mussten wir die Bänder erst in unser Büro bringen", sagt Abrams. "Dann mussten wir das richtige Band finden und jemanden einstellen, der alle E-Mails durchsuchte, um das Gesuchte zu finden. Das kam zwar nicht oft vor, aber wenn wir eine E-Mail abrufen mussten, konnte das Wochen dauern und Tausende von Dollar kosten, bis zu 10.000 Dollar pro Anfrage."

Mit Mimecast ist der Abrufprozess viel einfacher. "Heute finden wir fast immer das, was wir brauchen, in weniger als einer Stunde", fügt sie hinzu, "und sobald wir das Mimecast Outlook Plug-in implementiert haben, das wir gerade testen, können wir unseren Nutzern beibringen, das, was sie brauchen, selbst abzurufen, was dem IT-Team noch mehr Zeit spart."

Effektivere Spam-Blockierung

Mit der vorherigen AS/AV-Lösung von Au Bon Pain war die Anzahl der Spam-Mails weiterhin hoch und falsch-positive Meldungen waren manchmal eine Herausforderung. "Mimecast blockiert definitiv mehr Spam als Postini, und unsere Benutzer haben die Verbesserung bemerkt", kommentiert Abrams.

In einem durchschnittlichen Monat beträgt unser eingehendes E-Mail-Volumen über 400.000 Nachrichten, und Mimecast blockiert etwa 75 Prozent davon als Spam, bevor sie überhaupt in unser Netzwerk gelangen. Unser IT-Team ist begeistert von der Lösung, insbesondere von der Verringerung des Netzwerkverkehrs und der verbesserten Netzwerkleistung.

Mimecast kam vor kurzem zu Hilfe, als eine wichtige E-Mail, die an den Präsidenten von Au Bon Pain geschickt wurde, versehentlich als Spam markiert wurde, anstatt aus der Quarantäne freigegeben zu werden. "Dank Mimecast konnten wir die E-Mail schnell wiederherstellen, was ein großer Gewinn für uns war", sagt Abrams. "Mit unserer vorherigen Lösung war es praktisch unmöglich, eine E-Mail wiederherzustellen, sobald sie verschwunden war.

Verbesserte Effizienz des IT-Teams

Für das IT-Team von Au Bon Pain hat die Zeitersparnis durch die effektivere E-Mail-Verwaltung definitiv zu einer gesteigerten Effizienz beigetragen, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren, und Abrams erwartet eine noch größere Effizienz, sobald das Mimecast Outlook Plugin vollständig implementiert ist. "

Mit Mimecast", so Abrams, "können wir es einfach einschalten und weggehen, in der Gewissheit, dass es wie erwartet funktioniert.

Sorgt für nahtlose Geschäftskontinuität

Abrams stellt fest, dass die E-Mail-Ausfälle bei Au Bon Pain bisher nur kurz waren und nur wenige Minuten dauerten, aber das Unternehmen will für alle Fälle vorbereitet sein.

Phase 2 der Mimecast-Implementierung bei Au Bon Pain umfasst die Einführung von Disaster-Recovery-Funktionen, und Abrams erwägt, die Fähigkeit zum nahtlosen Failover zu Mimecast hinzuzufügen, auch für Smartphones mit der Mimecast Mobile Access-Lösung.

"Die neuen Disaster-Recovery-Funktionen geben uns in vielerlei Hinsicht Sicherheit. Erstens können wir im Falle eines Ausfalls oder einer anderen Herausforderung sicherstellen, dass unser Unternehmen und unsere Cafés voll funktionsfähig bleiben, und zweitens können wir mit Mimecast unser E-Mail-System problemlos replizieren, was uns ohne Mimecast bis zu 100.000 US-Dollar gekostet hätte", so Abrams abschließend.

"Mimecast hat unsere Erwartungen in jeder Hinsicht übertroffen!"