Warum E-Discovery jetzt eine allgegenwärtige Anforderung ist

Viele Menschen denken, dass e-discovery eine Anforderung ist, die mit stark regulierten Branchen oder schlagzeilenträchtigen Rechtsfällen wie den Skandalen um Enron und WorldCom verbunden ist. Leider ist das ein Mythos. Das rasante Wachstum digitaler Daten, die zunehmenden gesetzlichen Anforderungen und Rechtsstreitigkeiten am Arbeitsplatz machen E-Discovery zu einer allgegenwärtigen Anforderung.

Infolgedessen sind Rechtsstreitigkeiten und E-Discovery in allen Arten von Unternehmen üblich, auch in solchen, die nicht börsennotiert oder stark reguliert sind, sagte Garth Landers, Mimecasts Director Product Marketing, Archiving. "Sie sind wirklich allgegenwärtig und ein natürlicher Teil des Geschäftslebens", sagte er.

Zu den häufigsten geschäftsbezogenen Problemen gehören Klagen im Zusammenhang mit ungerechtfertigter Kündigung, Altersdiskriminierung, sexueller Belästigung und anderen Verstößen am Arbeitsplatz, sagte er. "Dies sind die Arten von Anwendungsfällen und Vorfällen, die das Wachstum von E-Discovery wirklich antreiben und es leider sehr universell machen", sagte er.

Datenexplosion macht E-Discovery zu einer Herausforderung

Die anhaltende Datenexplosion bedeutet, dass in Rechtsfällen zunehmend Daten gesammelt werden müssen, die nicht auf Papier, sondern in Bits und Bytes vorliegen. Infolgedessen sieht sich die Rechtswelt mit einer eigenen digitalen Disruption konfrontiert - einer Disruption, die sich mit den Veränderungen in allen Unternehmen deckt - und E-Discovery ist zu einem wichtigen Instrument für die Fallbearbeitung geworden.

Dieses Datenwachstum wird in absehbarer Zeit nicht aufhören, unter anderem, weil der Durchschnittsnutzer bis 2030 voraussichtlich 15 vernetzte Geräte haben wird.[1] IDC prognostiziert, dass die weltweit gespeicherten Daten bis 2025 auf 79,4 Zettabytes (ein Zettabyte ist eine Sextillion Bytes) anwachsen werden. [2]

"Jedes Jahr scheinen wir mehr E-Mails und andere elektronische Dokumente zu haben als im Jahr zuvor", sagt Genevieve Moreland, Discovery Counsel bei Crowell & Moring in Washington D.C. "Es ist wichtiger denn je, alle verfügbaren Tools zu prüfen, um diese wachsende Datenmenge auf eine überschaubare Größe zu reduzieren, sowohl um Kosten für die Speicherung der Daten als auch Zeit für die Überprüfung zu sparen", sagt sie.

Da immer mehr Anwendungen von Unternehmen für die geschäftliche Nutzung zugelassen werden, wachsen auch die Quellen für relevante Dokumente, stellte sie fest. Rechtsberater und Unternehmen werden "die Kunst des Verschwindens von Daten" beherrschen müssen, da immer mehr Verbraucher verschlüsselte Nachrichtendienste mit automatischer Löschfunktion nutzen, so eine Umfrage der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO zum Thema Rechtstechnologie.[3] "Discovery wird im Jahr 2020 mit verschlüsselten und flüchtigen Daten rechnen müssen", so das Fazit des Berichts.

Die immer größer werdenden Datenbestände werden die Nachfrage nach E-Discovery-Tools und E-Mail-Archivierungssoftware für die Einhaltung von Vorschriften und das Fallmanagement weiter ankurbeln. Eine aktuelle Studie des Marktforschungsunternehmens MarketsandMarkets prognostiziert, dass die Ausgaben für E-Discovery-Dienste und -Technologie bis 2023 jährlich um 10 % steigen werden, was auf Faktoren wie die zunehmende Regulierung und das Wachstum vernetzter Geräte, die mehr Daten erzeugen, zurückzuführen ist.[4]

Neue Anforderungen tauchen auf

Gleichzeitig erhöhen neue Quellen für Rechtsstreitigkeiten und wachsende gesetzliche Anforderungen die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen nach der Nadel im Heuhaufen suchen müssen - und das immer öfter.

Klagen am Arbeitsplatz wegen Diskriminierung, Belästigung oder unrechtmäßiger Kündigung sind inzwischen an der Tagesordnung.[5] Darüber hinaus sehen sich die Unternehmen laut BDO einer zunehmenden Prüfung hinsichtlich der Voreingenommenheit in der KI gegenüber, die jetzt in großem Umfang für Zwecke wie die Personalbeschaffung eingesetzt wird. "Es wird zu Rechtsstreitigkeiten über zugrundeliegende Voreingenommenheiten in der KI kommen, die erhebliche neue Herausforderungen für die Ermittlung darstellen", so die Prognose von BDO.[6]

Ein Ausbruch von Pandemie-bezogenen Klagen

Die COVID-19-Pandemie führt zu einem neuen Ausbruch von Rechtsstreitigkeiten: Bis Mitte Juni wurden laut einer juristischen Datenbank mehr als 3000 Klagen im Zusammenhang mit COVID-19 in den USA eingereicht.[7] Sammelklagen reichen von Arbeitern, die auf Gefahrenzulage geklagt haben[8] bis hin zu einer Klage wegen Preiswucher, in der ein Lebensmittelhändler beschuldigt wird, den Preis für Toilettenpapier verdoppelt zu haben.[9]

Für Arbeitgeber, die Maßnahmen ergreifen, um ihren Mitarbeitern eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz zu ermöglichen, können sich weitere rechtliche Probleme ergeben. So wird von vielen Unternehmen erwartet, dass sie mehr Gesundheitsdaten über Einzelpersonen sammeln, wie eine Umfrage von Gartner Inc. ergab. 59 % der Rechtsberater von Unternehmen erwägen oder sammeln derzeit die Coronavirus-Testergebnisse ihrer Mitarbeiter als Teil ihrer Bemühungen um eine Wiedereröffnung.[10] Neue Gesetze im Zusammenhang mit dem Notfall geben ebenfalls Anlass zur Sorge.[11]

Neue Vorschriften erhöhen den Aufwand für E-Discovery

Neue Datenschutzgesetze wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern (CCPA) erhöhen den Aufwand und die Kosten für E-Discovery, da sie vorschreiben, dass Unternehmen personenbezogene Daten nachverfolgen, melden und auf Wunsch der Verbraucher löschen. Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen; Kalifornien hat am 1. Juli mit der Durchsetzung des CCPA begonnen, wobei für jeden Verstoß Strafen von bis zu 7.500 Dollar verhängt werden können.

Auch wenn das E-Discovery-Verfahren oberflächlich betrachtet einfach zu sein scheint - das Auffinden und Vorlegen von E-Mails und anderen Dokumenten - ist es in der Praxis oft kostspielig und störend, so Landers. Für die IT-Abteilung ist es eine mühsame Arbeit, Terabytes von Informationen zu durchforsten, und sie nimmt Mitarbeiter von höherwertigen Aktivitäten wie der Entwicklung neuer Systeme ab.

Deshalb sind Technologien, die die e-Discovery beschleunigen und ihre Kosten senken, so wichtig. Technologiegestützte Überprüfungstools können bei der Einhaltung von Datenschutzgesetzen sehr hilfreich sein, so Moreland. Sie können dabei helfen, schnell Datensätze zu identifizieren, die untersucht werden müssen, um sicherzustellen, dass Unternehmen nicht gegen die Vorschriften verstoßen, sagte sie. Auch wenn es möglich ist, einen Teil der Offenlegung ohne eine solche Technologie durchzuführen, könnten die Mitarbeiter am Ende eine große Anzahl von Dokumenten prüfen, die nicht relevant sind, während sie eine große Menge an relevanten Dokumenten übersehen, sagte sie. Sie hat die Erfahrung gemacht, dass Überprüfungswerkzeuge genauso genau sind wie ein menschliches Überprüfungsteam und sich schneller durch Datensätze bewegen können.

Die Quintessenz

E-Discovery ist bereits eine allgegenwärtige Anforderung für Unternehmen aller Größen und in vielen Branchen - und neue Datenschutzanforderungen und potenzielle Rechtsstreitigkeiten drohen die Belastung weiter zu erhöhen. Technologien, die bei der Verwaltung und dem schnellen Auffinden relevanter Daten helfen, können E-Discovery-Prozesse beschleunigen - und die Kosten senken.

[1] "Das Internet der Dinge: Eine Bewegung, nicht ein Markt" IHS Markit Technology

[2] "The Growth in Connected IoT Devices is Expected to Generate 79.4ZB of Data in 2025, According to New IDC Forecast," BusinessWire, June 19, 2019

[3] "E-Discovery (& Beyond) Forecast: 5 Legal Technology Predictions For 2020", BDO-Studie

[4] "eDiscovery Market by Component- Global Forecast to 2023" MarketsandMarkets

[5] "Sammelklagen am Arbeitsplatz: The Threat Keeps Growing." CFO Magazine, Jan. 15, 2020

[6] BDO-Umfrage

[7] COVID-19 Complaint Tracker, Hunton Andrews Kurth

[8] "AFGE Sues Government for Hazard Pay for Feds Working Through Coronavirus" April 6, 2020

[9] "Albertsons Class Action Cites COVID-19 Price-Gouging" Top Class Actions, Juni 5, 2020

[10] "Gartner says Legal & Compliance Leaders Are Least Prepared to Address COVID-19 Employee Safety Decisions Associated with a Return to the Workplace" May 1, 2020

[11] "Was Sie über COVID-19 und das ADA, das Rehabilitationsgesetz und andere EEO-Gesetze wissen sollten" U.S. Equal Employment Opportunity Commission