Warum die Rechtsabteilung stärker auf E-Discovery drängt

Drängt Ihre Rechtsabteilung auf einen verstärkten Einsatz von E-Discovery? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein. Und wenn nicht - bleiben Sie dran. Ein strengeres rechtliches und regulatorisches Umfeld, die drohende Gefahr von COVID-bezogenen Klagen und ein schrumpfendes Budget für Anwaltskosten zwingen viele Rechtsabteilungen dazu, mit weniger mehr zu erreichen.

Die Rechtsabteilungen der Unternehmen setzen daher auf E-Discovery, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Lassen Sie uns herausfinden, warum.

Unternehmen sehen sich einer härteren Rechtslandschaft gegenüber

Schon vor dem Ausbruch der COVID-Pandemie sahen die Unternehmensjuristen ein erhöhtes Risiko für rechtliche und behördliche Maßnahmen. Die Norton Rose Fulbright 2019 Litigation Trends Annual Survey [1] ergab, dass:

• Mehr als die Hälfte der Befragten ist der Ansicht, dass die Probleme im Bereich der Cybersicherheit und des Datenschutzes zunehmen. Als Gründe für den Anstieg wurden unter anderem strengere Gesetze, größere Kreativität von Cyberkriminellen und eine wachsende Menge zu schützender Daten genannt.
• Mehr als ein Drittel ist der Meinung, dass die Aufsichtsbehörden häufiger eingreifen. Die Befragten stellten fest, dass die Aufmerksamkeit der Aufsichtsbehörden spezifischer und direkter ist, dass sie in vielen Ländern mit unterschiedlichen Vorschriften konfrontiert sind und dass die Aufsichtsbehörden mehr Daten als früher verlangen. Die Befragten äußerten auch die Befürchtung, dass Regulierungsmaßnahmen den Ruf eines Unternehmens schädigen könnten.
• Mehr als ein Drittel rechnet auch mit einer Zunahme der Rechtsstreitigkeiten; das sind mehr als doppelt so viele wie noch drei Jahre zuvor.

Auch die sich entwickelnde Regulierungslandschaft macht die Dinge schwieriger. Fast zwei Drittel (62 %) der Befragten gaben an, dass sie nun grenzüberschreitende Ermittlungen mit den von Land zu Land unterschiedlichen Datenschutzvorschriften in Einklang bringen müssen.

Und dann kam COVID. Mike Quartararo, Präsident der Association of Certified E-Discovery Specialists, stellt fest, dass "man mit Fug und Recht behaupten kann, dass es da draußen einen brodelnden Kessel von Rechtsstreitigkeiten gibt", und verweist auf die Sicherheit am Arbeitsplatz (insbesondere, wenn die Menschen in ihre Büros zurückkehren), gewerbliche Immobilien und das Reise- und Gastgewerbe als Bereiche, die "reif für Streitigkeiten zu sein scheinen". [2]

Corporate Data Governance greift zu kurz

Die Bewältigung dieser steigenden Flut von Rechtsstreitigkeiten und der Einhaltung von Vorschriften erfordert eine wirksame Information Governance, ein weiteres wichtiges Anliegen der Unternehmensjuristen. Dies spiegelt sich in einem Bericht von Osterman Research aus dem Jahr 2020 wider, der zu dem Schluss kommt, dass eine gute Information Governance "eine wesentliche Best Practice für jedes Unternehmen ist", auch wenn er einräumt, dass eine angemessene Governance "mit der Zeit immer schwieriger zu bewerkstelligen ist." [3]

Das Weißbuch von Osterman weist auf mehrere Probleme hin, die durch eine wirksame Governance besser gelöst werden können:

• Die wachsende Menge an Informationen, wird oft als "Storage Bloat" bezeichnet.
• Unsicherheit darüber, welche Daten aufzubewahren und welche zu verwerfen sind . Nur 25 % der von Osterman befragten Juristen gaben an, sie wüssten genau, welche Informationen sie aufbewahren müssen und wie lange.
• Erhöhte Einhaltung von Vorschriften. Obwohl die Datenspeicherung in einigen Branchen stärker reguliert ist als in anderen - Fluggesellschaften müssen beispielsweise Aufzeichnungen über jede Verspätung auf der Rollbahn von mehr als drei Stunden für einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahren -, ist aufgrund neuer Gesetze wie dem California Consumer Privacy Act heute praktisch jedes Unternehmen in jeder Branche in gewissem Maße reguliert.
• Produktivitätsverluste. Laut Osterman verbringen Mitarbeiter in einer typischen Woche durchschnittlich 71 Minuten mit der Suche nach Informationen, die zwar gespeichert, aber schwer auffindbar sind. Das summiert sich auf mehrere Tage pro Person und Jahr.

Trotz dieser Probleme berichtet Osterman, dass eines von drei der befragten Unternehmen derzeit über kein Information-Governance-Programm verfügt. In Anbetracht der zentralen Rolle, die die Archivierung bei allen Governance-Bemühungen spielt, ist es wahrscheinlich kein Zufall, dass eine ähnliche Anzahl von Unternehmen einräumt, dass ihr derzeitiges Archivierungssystem ihren Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten zu regulatorischen Zwecken nicht gerecht wird. Und fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer (47 %) hält ihr derzeitiges System nicht für kosteneffizient.

In der Zwischenzeit hat die COVID-Pandemie viele Archivierungssysteme an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit gebracht. Da inzwischen so viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, werden Daten an viel mehr Orten erzeugt, auf mehr Geräten gespeichert und mit mehr Tools gemeinsam genutzt als je zuvor. Infolgedessen geben mehr als vier von zehn (41 %) der Umfrageteilnehmer an, dass ihr Unternehmen nicht mehr alle Daten archivieren kann, und einer von zehn archiviert überhaupt keine Daten. Dies veranlasst Osterman zu der Schlussfolgerung, dass eine unzureichende Archivierung in Zukunft höchstwahrscheinlich zu einer Verschärfung der rechtlichen und Compliance-Probleme führen wird.

Haushaltskürzungen schaffen zusätzlichen Druck

Infolge der Pandemie sind die Einnahmen vieler Unternehmen zurückgegangen, während sie bei anderen im freien Fall sind. Dies hat zu weit verbreiteten Budgetkürzungen geführt, von denen auch die Rechtsabteilung nicht verschont geblieben ist. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Unternehmensjuristen ergab, dass für 57 % der Befragten der wirtschaftliche Druck die größte Sorge darstellt.[4] Sagt Colin McCarthy, der eine Gemeinschaft von Fachleuten für Rechtsangelegenheiten leitet: "Wir sehen, dass überall in der juristischen Landschaft extrem talentierte Leute entlassen werden." [5]

Um den Druck auf ihr Rechtsberatungsbudget zu verringern, versuchen viele Rechtsabteilungen von Unternehmen auch, die Inanspruchnahme externer Anwälte zu begrenzen. Eine Umfrage von LegalBillReview.com und In The House ergab, dass 73 % der Rechtsabteilungen ihre externen Rechtsberatungskosten senken wollen.[6] Aber es ist eine Herausforderung, mehr Arbeit ins Haus zu holen, wenn es weniger Anwälte gibt, die diese Arbeit erledigen können... es sei denn, ein Teil dieser Arbeit kann automatisiert werden.

e-Discovery kann die Effizienz verbessern und die Kosten senken

All dies hat dazu geführt, dass das Interesse an E-Discovery wieder erwacht ist und eine breitere Anwendung angestrebt wird. Effektiv eingesetzt, bietet E-Discovery im aktuellen Umfeld viele Vorteile:

• Drastische Einsparungen. Mit einer E-Discovery-Lösung lassen sich doppelte, veraltete oder unwichtige Daten aufspüren und beseitigen. Dadurch wird nicht nur der Speicherplatzbedarf reduziert, sondern Anwälte und Firmenkunden können sich auf die Daten konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Durch die verbesserte Effizienz können die Kosten für die Rechtsfindung um bis zu 43 % gesenkt werden.[7] Und weniger zu archivierende Daten bedeuten auch weniger Ausgaben für Hosting, Speicherung und Datenverarbeitung.
• Vielfältige Einsatzmöglichkeiten . Neben Rechtsstreitigkeiten kann E-Discovery auch bei Untersuchungen im Personalwesen eingesetzt werden, um auf Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOIA) zu reagieren und die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten - all dies stellt höhere Anforderungen an die Unternehmensjuristen.
• Bessere Datenverwaltung und geringeres Risiko. Effizientere Archivierung und einheitliche Aufbewahrungsregeln machen eine gute Datenverwaltung einfacher. Und durch die Verringerung des Bedarfs an externen Anwälten ermöglicht E-Discovery den Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Daten. Dies wiederum verringert das Sicherheits- und Compliance-Risiko, denn jedes Mal, wenn Daten dupliziert und weitergegeben werden, besteht die Möglichkeit einer Sicherheitsverletzung oder eines Verstoßes gegen den Datenschutz.
• Besser Zusammenarbeit. E-Discovery-Workflow-Tools und gemeinsame Dashboards ermöglichen eine effektivere Kommunikation und höhere Produktivität.

Die Quintessenz

Ein härteres Rechts- und Compliance-Umfeld, Budgetkürzungen und die Unsicherheit der COVID-Ära zwingen die Rechtsabteilungen der Unternehmen dazu, mit weniger mehr zu erreichen. Um ihre Kosten zu senken und ihre Effizienz zu verbessern, versuchen Unternehmensjuristen, ihre Nutzung von E-Discovery und die breite Palette der damit unterstützten Anwendungen zu erweitern.

[1] "2019 Litigation Trends Annual Survey," Norton Rose Fullbright

[2] "The State Of E-Discovery 2020", Norton Rose Fulbright

[3] "Archivierung als Schlüsselelement einer guten Informationsverwaltung," Osterman Research

[4] "2020 In-House Legal Benchmarking Report," Exterro

[5] "The State of E-Discovery 2020," Above The Law

[6] "Reducing Legal Spending: A Survey of In-House Attorneys," Legal Bill Review

[7] "Nachweis des ROI für firmeninterne Rechtsteams: Drei einfache Berechnungen," Logikcull