Warum Sie eine erschreckend gute Archivierung brauchen

Die Entwicklung einer modernen Archivierungsstrategie und die Einhaltung von Vorschriften kann beängstigend sein. Zweifelsohne werden IT-Abteilungen zunehmend von Datenwachstum und Serviceanforderungen an interne Kunden geplagt, während Rechts- und Compliance-Teams mit der Frage kämpfen, wie Inhalte am besten aufbewahrt, abgerufen, entdeckt und überwacht werden können, um die sich entwickelnden Vorschriften einzuhalten.Die Differenzierung zwischen den zahlreichen Anbietern und Plattformansätzen kann sogar noch entmutigender sein, ganz zu schweigen von dem Gedanken, eine veraltete Lösung zu migrieren, die nicht mehr den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Denken Sie an diese Alptraumszenarien:

Die Uhr tickt bei einer E-Discovery-Anfrage. Können Sie alle für Ihren Fall wichtigen E-Mails finden?

Eine Prüfung steht an, können Sie die Einhaltung der Lieferkette mit einer genauen Berichterstattung nachweisen?

Können Sie E-Mails nach einem bösartigen Angriff schnell und präzise wiederherstellen?

Wie viele Stunden pro Woche verbringen die Mitarbeiter mit der Suche nach E-Mails?

Seien wir ehrlich: Diese Szenarien können nicht eintreten, und doch tun sie es. Das Geschäft hängt jedoch von E-Mails ab, und E-Mails erfordern eine grundsolide Archivierungslösung. Laut Contoural sind moderne Archivierungs- und Informationssicherheitsmanagement-Strategien mit einer Reihe von Faktoren verknüpft, darunter gesetzliche und behördliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen, strengere Datenschutzbestimmungen, die zunehmende Bedrohung durch E-Mail-Datenverletzungen und die sinkende Produktivität der Mitarbeiter sowie die Disposition.

Eine moderne Strategie berücksichtigt nicht nur alle diese Faktoren, sondern verwandelt zunehmend eigenständige Programme für Aufzeichnungen, Datenschutz und Offenlegung in ein integriertes Information Governance-Programm. Die gute Nachricht in Bezug auf GDPR, den California Consumer Privacy Act, Brexit, FOIA, SOX, FINRA und die ganze Buchstabensuppe anderer Vorschriften ist, dass sie Gespräche über Good Governance in Bezug auf E-Mails und andere Inhaltstypen erzwingen. Unternehmen erkennen, dass ein einziger gemeinsamer Arbeitsablauf im Rahmen eines Information-Governance-Programms in einer Reihe von Bereichen Vorteile bringen kann. Letztendlich erhöhen diese modernen Ansätze nicht nur die Compliance, sondern senken auch deutlich die Kosten, verringern die Risiken und steigern die Produktivität.

Reduzieren Sie Alpträume bei der Einhaltung von Archivierungsvorschriften

Wie können Unternehmen vor diesem Hintergrund Alptraumszenarien vermeiden?

1. Sparen Sie nicht an modernen, konformen Aufbewahrungsplänen. Holen Sie sich den Konsens der wichtigsten Interessengruppen darüber ein, was wie lange aufbewahrt werden soll und was nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden soll. Diese Zeitpläne sollten für die Mitarbeiter leicht zu handhaben sein.
2. Effektive Klassifizierung der Datensicherheit.Entwickeln Sie eine detaillierte Analyse des PII-Informationsflusses und verwenden Sie diese Informationen, um die Verlagerung von Informationen aus nicht verwalteten und unsicheren Speichern in verwaltete und sichere Speicher zu bestimmen. Darüber hinaus müssen Organisationen Kontrollen (wie oben erwähnt) einführen, um die Aufbewahrungsprotokolle einzuhalten.
3. Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.Wenn Prozesse modernisiert werden und Mitarbeiter weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben wie der persönlichen E-Mail-Verwaltung verbringen, steigt die Produktivität in der Regel gleichzeitig. Die Bereitstellung einer vollständigen Suchfunktion, die Erleichterung der gemeinsamen Nutzung von Inhalten und die Einhaltung eines nahtlosen Organisationssystems sind allesamt Möglichkeiten, um mit einer verbesserten Archivierung erfolgreich zu sein.

Keine veralteten Archivierungslösungen mehr verwenden

Es gibt Probleme mit älteren Archivierungslösungen. Von der Komplexität der Verwaltung über die mangelnde Skalierbarkeit bis hin zur langsamen Suchleistung gibt es erhebliche Hindernisse, um das Beste aus der Archivierung herauszuholen.

Entstauben Sie die alten, vor Ort befindlichen, auf die IT fokussierten Archive und betrachten Sie die Herausforderungen auf eine zukunftsorientiertere Weise. Das bedeutet, dass es nicht mehr nur darum geht, den Speicher zu verwalten oder die Einhaltung von Vorschriften zu verteidigen, sondern das Archiv in ein digitales Gedächtnis zu verwandeln, das einen größeren Geschäftswert und eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht. Das ist erschreckend gut.