ROI-Analyse: Ausmusterung lokaler E-Mail-Archive

Da der Return on Investment (ROI) und die Leistung von Cloud-Lösungen weiter steigen, überlegen immer mehr Unternehmen, ob sie ihre E-Mails vor Ort oder in der Cloud archivieren sollen.

Ein E-Mail-Archiv kann für ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht von entscheidender Bedeutung sein: als Aufzeichnung von Kundeninteraktionen, als Beweismittel bei rechtlichen Anfechtungen, als Nachweis für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Vorschriften oder als Datenquelle, die für das Risikomanagement oder die Kundenzufriedenheit analysiert werden kann. Der Wert der Archivierung wächst mit dem zunehmenden Einsatz von Innovationen wie künstlicher Intelligenz und der Ausweitung der Archive auf eine Vielzahl von Messaging-Diensten, Konferenz- und Kollaborationsplattformen.

Dennoch ist die Entscheidung, E-Mail-Archive in die Cloud zu verlagern, keine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung, insbesondere für Unternehmen im Gesundheitswesen, in der Finanzdienstleistungsbranche und anderen stark regulierten Branchen. Aber auch hier bringen die Anbieter von Cloud-Diensten rasch neue Tools auf den Markt, die die Einhaltung von Vorschriften, die Überwachung und das E-Discovery in der Cloud erleichtern.

Welche Überlegungen auch immer in Ihre Entscheidungsfindung einfließen, der ROI wird ein wichtiger Faktor sein, daher konzentriert sich dieser Artikel auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis der E-Mail-Archivierung. Er setzt eine ROI-Blogserie fort, in der Untersuchungen vorstellt, die Mimecast bei Forrester in Auftrag gegeben hat, und zwar zu einer Reihe von Themen wie Blockieren und Überwachen bösartiger E-Mails, Schutz vor Marken-Spoofing, Überprüfung des risikoreichen Verhaltens von Mitarbeitern und Rationalisierung von E-Discovery. Das Marktforschungsunternehmen fasste die Antworten der Mimecast-Kunden zusammen, um den ROI eines zusammengesetzten kleinen bis mittelgroßen Unternehmens in diesen Schlüsselbereichen zu modellieren.

Forrester-Ergebnisse zum ROI der E-Mail-Archivierung

Forrester berichtet, dass die Abschaffung der lokalen E-Mail-Archivierung und die Verlagerung in die Cloud dem befragten Unternehmen über einen Zeitraum von drei Jahren fast 1 Million US-Dollar einspart. Einige Unternehmen behalten lokale Archivierungslösungen bei, selbst nachdem sie ihre E-Mails zu Microsoft 365, dem gängigsten E-Mail-Anbieter für kleine und mittelständische Unternehmen, verlagert haben, berichtet das Unternehmen. Dieser Ansatz kann jedoch mit erheblichen Kosten in drei Bereichen verbunden sein:

• Server-Leasing- und Wartungsverträge kosten in der Regel etwa 20 Dollar pro Benutzer und Jahr.
• Die Lizenzgebühren für E-Mail-Archivierungssoftware liegen im Bereich von 8 Dollar pro Benutzer und Jahr.
• Die Personalausstattung kann ein voll belastetes Gehalt von 85.000 Dollar pro Jahr bedeuten.

Durch die Verlagerung seines lokalen E-Mail-Archivs in die Cloud mit Mimecast konnte das von Forrester befragte Unternehmen innerhalb von drei Jahren 942.000 US-Dollar einsparen.

Die Option, einfach auf die Archivierungslösung von Microsoft 365 umzusteigen, hat ihre Vor- und Nachteile, so ein separater Bericht von Gartner . So bietet sie beispielsweise eine breite Palette von Suite- und A-la-carte-Kaufalternativen, aber die Unterstützung von Datenquellen außerhalb des Microsoft-Ökosystems wurde als mangelhaft bewertet.

Viele Unternehmen ergänzen ihre Microsoft 365-Dienste durch zusätzliche E-Mail-Verwaltungsdienste. So ergab Mimecasts 2020 State of Email Security Report , dass 65 % der Befragten zusätzliche Ebenen für Kontinuität und Cyber-Resilienz einrichten.

Durchführung der Kosten-Nutzen-Analyse

Forrester berechnete für die fünf in dieser Serie untersuchten Dienste einen ROI von 225 % über einen Zeitraum von drei Jahren für das zusammengesetzte Unternehmen. Dies entspricht einem Gesamtnutzen von 3,9 Millionen US-Dollar im Vergleich zu 1,2 Millionen US-Dollar für Lizenzkosten, Schulungen für Sicherheitsteams und einen Teilzeit-Systemadministrator für Dienste zum Blockieren und Überwachen bösartiger E-Mails, zum Schutz vor Markenspoofing, zum Überprüfen des Risikoverhaltens von Mitarbeitern, zum Auslagern von Archiven vor Ort und zum Rationalisieren von e-Discovery. Die Analyse von Forrester bietet einen Ansatz, den Unternehmen auf ihre eigenen Bedrohungen und Cybersecurity-Reaktionen anwenden können.

Cloud-Archivierung vorantreiben

Generell umfassen die Überlegungen zu Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Lösungen nach Angaben von IT-Lösungsanbietern eine zunehmende Bandbreite an Optionen. Dazu gehören Anbieter von Colocation-Diensten, Anbieter von On-Premises-Speichern, die Cloud-ähnliche, verbrauchsabhängige Preise anbieten, und andere. Insgesamt scheinen Cloud-Lösungen den lokalen Lösungen den Rang abzulaufen, was auch auf die Notwendigkeit zurückzuführen ist, das Arbeiten an entfernten Standorten als neue Normalität zu betrachten.[i]

Nucleus Research, das ROI-Statistiken zum Vergleich von Cloud- und On-Premises-Lösungen veröffentlicht, hat festgestellt, dass der ROI der Cloud im Jahr 2020 viermal höher sein wird als der von On-Premises-Lösungen. Der vergleichende Cloud-ROI ist jedes Jahr gestiegen, von 1,7-mal höher im Jahr 2012.[ii] Als Vorteile werden u. a. genannt: schnelle Bereitstellung, einfache Upgrades, größere Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Betriebskosten im Vergleich zu Kapitalkosten, flexiblere Preisgestaltung, geringere IT-Supportkosten, geringerer Energieverbrauch und weniger Beratungskosten.

Nucleus verwies auch auf die Zufriedenheit der Nutzer mit der Cloud-Sicherheit, und der Data Breach Investigations Report von Verizon bestätigt dies. Cloud-Ressourcen waren in etwa 24 % der Verstöße im Bericht für 2020 involviert, während 70 % der Verstöße auf lokale Ressourcen entfielen.[iii]

Laut Gartner werden die Anbieter von E-Mail-Diensten auch in Zukunft die Archivierungsfunktionen für wichtige Geschäftsfunktionen wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Corporate Governance, E-Discovery, Business Intelligence sowie Datenverfügbarkeit und -wiederherstellung über mehr Dienste hinweg ausbauen. "Alle Unternehmen müssen sich darauf einstellen, ihre Kommunikationsdaten auf intelligente Weise zu erfassen, zu verwalten und aufzubewahren", so Garth Landers, Director of Product Marketing bei Mimecast.

Die Quintessenz

Ein kürzlich veröffentlichter Forrester-Bericht hat gezeigt, dass die Abschaffung von lokalen E-Mail-Archiven einen erheblichen ROI bringt, da die System-, Software- und Personalkosten reduziert werden. Das Ergebnis kommt zustande, da Innovationen in der Cloud-basierten E-Mail-Archivierung auch die Tools erweitern, die Unternehmen über eine wachsende Anzahl von Kommunikations- und Kollaborationsplattformen in der Cloud nutzen können, um die Einhaltung von Vorschriften, das Risikomanagement und die Geschäftsabläufe zu verbessern.

[i] "Cloud Storage Reseller oder Verbraucher? Partner sehen sich einer Marktverschiebung gegenüber," TechTarget

[ii] "Der ROI der Cloud," Forbes

[iii] "Data Breach Investigations Report 2020," Verizon