Wie man Benutzern hilft, Spam-E-Mails in Gmail zu blockieren

Spam, der unaufgeforderte und unerwünschte E-Mail-Müll, der die Posteingänge der Nutzer füllt, kann viel schlimmer sein als nur ein Ärgernis. Ja, bei Spam handelt es sich oft nur um unerwünschte Werbung von seriösen Unternehmen, aber einige dieser E-Mail-Nachrichten stammen von unrechtmäßigen Absendern, enthalten Fehlinformationen und/oder sind mit Malware infiziert. Obwohl Messaging-Plattformen für Unternehmen wie Google Workspace's Gmail über integrierte Sicherheitsfunktionen verfügen, haben Untersuchungen von Mimecast gezeigt, dass 11 % der E-Mails, die Gmail an seine Nutzer durchlässt, Spam, Malware oder bösartige Anhänge enthalten - oder sich als die Marken ausgeben, von denen sie angeblich stammen. Da E-Mails für die Unternehmenskommunikation immer wichtiger werden, bleibt Spam eine wachsende Bedrohung für Unternehmen jeder Größe.

Sicherheitsexperten erkennen die Bedrohung: Laut dem Bericht von Mimecast State of Email Security 2021 (SOES) gaben 81 % der weltweit Befragten an, dass das E-Mail-Aufkommen in ihrem Unternehmen im vergangenen Jahr zugenommen hat (da die Pandemie zu mehr Remote-Arbeit führte). Und 70 % hielten es für wahrscheinlich (39 %), sehr wahrscheinlich (26 %) oder sogar unvermeidlich (5 %), dass ein E-Mail-Angriff ihr Unternehmen in diesem Jahr schädigen würde.

Ein Teil der Herausforderung sind die Messaging-Plattformen selbst. Oder besser gesagt, die Tatsache, dass Unternehmen auf der ganzen Welt ihre E-Mail-Systeme schnell auf eine kleine Anzahl von Messaging-Plattformen konsolidieren - vor allem Microsoft 365 und Google Workspace. Das gibt Hackern ein leichtes Ziel, auf das sie sich konzentrieren können, und es besteht kaum eine Chance, dass die integrierten Sicherheitsfunktionen der Plattformen den Spam-Angriff abwehren können.

Wie IT-Sicherheitsteams Spam in Google Mail stoppen können

Sicherheitsexperten, deren Unternehmen Google Mail einsetzen, können das Spam-Risiko auf drei Arten mindern:

1. Installieren Sie ein spezielles sicheres E-Mail-Gateway (SEG), das Spam nachweislich effektiver blockiert als die integrierte Sicherheitsfunktion von Google Mail.
2. Setzen Sie eine Cloud-basierte E-Mail-Sicherheitsergänzung (CESS) ein, die Sie unter ausführlich besprechen können ().
3. Informieren Sie die Nutzer über E-Mail-Einstellungen, damit sie Spam-E-Mails in Google Mail selbst blockieren können.

Bei den ersten beiden Optionen bewerten die IT-Sicherheitsteams die E-Mail-Sicherheitssysteme und richten sie dann unternehmensweit ein. Darüber hinaus ist es jedoch wichtig, dass die Mitarbeiter die von Google Mail bereitgestellten Tools zur Spam-Blockierung bestmöglich nutzen.

Wege zum Blockieren von Spam-E-Mails in Google Mail

Wie viele andere E-Mail-Dienste verwendet auch Google Mail Algorithmen, um Spam-Nachrichten aus den Posteingängen der Benutzer in einen Spam-Ordner zu verschieben. Es kommt jedoch häufig vor, dass Spam-Nachrichten in den Posteingang gelangen. Wenn dies geschieht, sollten die Nutzer die Nachrichten nicht löschen, sondern als Spam melden, den Absender blockieren oder die Nachricht abbestellen.

Das Abbestellen von Massen-E-Mails, wie Werbeaktionen oder Newslettern, verhindert, dass diese E-Mails im Posteingang der Nutzer erscheinen. Das Melden einer Spam-Nachricht verschiebt die E-Mail aus dem Posteingang des Nutzers in dessen Spam-Ordner und sendet außerdem eine Kopie der E-Mail zur Analyse an Google, was dazu beiträgt, andere Nutzer vor Spam und Missbrauch zu schützen. Wenn Sie den Absender einer Spam-E-Mail blockieren, wird die Nachricht ebenfalls in den Spam-Ordner des Nutzers verschoben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Stoppen unerwünschter E-Mails in Google Mail

Nachfolgend finden Sie die Schritte, die für die Durchführung jeder der drei empfohlenen Maßnahmen erforderlich sind.

Spam melden:

• Aktivieren Sie im Webbrowser das Kontrollkästchen links neben der Nachricht oder öffnen Sie die Nachricht.
• Klicken Sie oben auf der Seite auf "Spam melden" (siehe das Symbol, das wie ein Stoppschild mit Ausrufezeichen aussieht).
• Um Spam über die Google Mail-App zu melden, tippen Sie auf die Initialen vor der Nachricht. Tippen Sie auf das Menüsymbol und wählen Sie "Spam melden".

Blockieren Sie den Absender:

• Öffnen Sie die Nachricht im Webbrowser und klicken Sie auf "Mehr" - das Symbol mit den drei Punkten oben rechts.
• Klicken Sie auf "Blockieren [Absender]".
• Um den Absender über die Google Mail-App zu blockieren, öffnen Sie die Nachricht. Tippen Sie oben rechts in der Nachricht auf "Mehr" und dann auf "Blockieren [Absender]".

Abbestellen:

• Öffnen Sie die Nachricht im Webbrowser. Klicken Sie neben dem Namen des Absenders auf "Abbestellen" oder "Einstellungen ändern".
• Wenn Ihnen diese Optionen nicht zur Verfügung stehen, befolgen Sie die Schritte, um den Absender zu blockieren oder die Nachricht als Spam zu markieren.
• Um sich von Massen-E-Mails über die Google Mail-App abzumelden, öffnen Sie die Nachricht. Tippen Sie am Ende der Nachricht auf "Abmelden" oder "Einstellungen ändern". Wenn dies keine Optionen sind, folgen Sie den Schritten, um den Absender zu blockieren oder die Nachricht als Spam zu markieren.

Arten von Spam-E-Mail-Warnhinweisen

Wenn Google Mail verdächtige E-Mails identifiziert und sie als Spam markiert, wird oben eine Kennzeichnung eingefügt, die erklärt, warum. Hier sind einige dieser Kennzeichnungen und was sie bedeuten:

• Gefälschte E-Mail-Adresse: Dies bedeutet, dass die E-Mail-Adresse der eines bekannten Absenders sehr ähnlich sieht - zum Beispiel wurde der Buchstabe "O" durch die Zahl "0" ersetzt. Wenn Benutzer eine gefälschte E-Mail-Adresse bemerken, die nicht mit einer Warnung gekennzeichnet ist, sollten sie sie als Spam melden.
• Phishing-Betrug: Bei dieser E-Mail handelt es sich möglicherweise um einen Trick, mit dem Benutzer dazu gebracht werden sollen, persönliche Daten wie Kreditkartennummern, Passwörter oder andere personenbezogene Daten preiszugeben, die dazu verwendet werden könnten, die Sicherheit oder den Datenschutz des Kontos zu gefährden. Benutzer, die diese Warnung in einer E-Mail-Nachricht sehen, sollten nicht darauf antworten und keine Links öffnen.
• Nachricht von unbestätigtem Absender: Diese Kennzeichnung bedeutet, dass Google Mail nicht bestätigen kann, dass die E-Mail tatsächlich von dem Absender gesendet wurde, der sie anscheinend gesendet hat. Wenn ein Benutzer sicher ist, dass die Nachricht von einem vertrauenswürdigen Absender stammt, kann er oben auf "Kein Spam" klicken oder tippen. Andernfalls sollten Sie die Nachricht als gefährlich einstufen.
• Vom Administrator festgelegte Richtlinien: Es gibt eine begrenzte Anzahl spezifischer Richtlinien, die IT-Administratoren festlegen können, um bestimmte E-Mails als Spam zu markieren.
• Sie haben versucht, sich von diesem Absender abzumelden: Wenn ein Absender einen Benutzer benachrichtigt, nachdem dieser sich von den E-Mails des Absenders abgemeldet hat, werden die Nachrichten dieses Absenders direkt an Spam gesendet. Wenn der Benutzer nicht möchte, dass die E-Mails an Spam gesendet werden, kann er die Markierung der E-Mail als Spam aufheben.
• Der Inhalt der Nachricht ist leer: Spammer senden oft Nachrichten ohne Inhalt im Hauptteil oder im Betreff, um zu prüfen, ob eine E-Mail-Adresse gültig ist, bevor sie diese Adressen später mit Spam ansprechen. Diese Nachrichten werden an Spam gesendet.
• Nachrichten, die Sie an Spam gesendet haben: Wenn ein Benutzer eine Nachricht als Spam markiert, wird sie von seinem Posteingang in seinen Spam-Ordner verschoben. Es ist wahrscheinlicher, dass Nachrichten desselben Absenders in Zukunft in den Spam-Ordner verschoben werden. Wenn der Benutzer nicht mehr möchte, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet, kann er die Markierung aufheben.

Andere Möglichkeiten zum Schutz von Google Mail vor Spam-E-Mails

Weitere Schritte, die Spam-Nachrichten in Google Mail reduzieren oder verhindern können, sind:

• Stoppen Sie Phishing-E-Mails. Einige E-Mails werden scheinbar von Websites gesendet, die bereits genutzt werden, und fragen nach Informationen wie z. B. Sozialversicherungs- oder Bankkontonummern, dem Mädchennamen der Mutter oder dem Geburtstag. Um Phishing-E-Mails zu melden, öffnen Sie die Nachricht im Webbrowser, klicken Sie auf "Mehr" und dann auf "Phishing melden".
• Aktivieren Sie den Spoofing- und Authentifizierungsschutz. Diese Einstellung für Google-Administratoren schützt vor eingehenden Nachrichten von Domains, die den Domains und Mitarbeiternamen des Unternehmens visuell ähnlich sind. Melden Sie sich dazu in Ihrer Google Admin-Konsole an und navigieren Sie dann zu Apps > Google Workspace > Google Mail > Sicherheit. Blättern Sie zu "Spoofing und Authentifizierung" und wählen Sie dann die Einstellungen und Aktionen aus, die Sie auf eingehende E-Mails anwenden möchten.
• Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse weitergeben. Für Bots und Spammer ist es ein Leichtes, E-Mail-Adressen in öffentlichen Foren und auf Websites sozialer Medien zu erfassen. Benutzer müssen darauf achten, wo und mit wem sie ihre E-Mail-Adresse teilen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Bots sie abfangen und das Konto mit Spam verseuchen.

Die Quintessenz

Spam ist heutzutage allgegenwärtig, aber das bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens keine Maßnahmen ergreifen können, um sich und ihre Google Mail-Konten zu schützen. Indem das gesamte Unternehmen über die in Google Mail integrierten Spam-Tools aufgeklärt wird - vom Melden verdächtiger Nachrichten und Absender bis hin zum Abbestellen von Massen-E-Mails - können IT-Sicherheitsteams die Sicherheit und den Datenschutz der Informationen und Kommunikation ihres Unternehmens besser schützen.