Wie Sie die Kosten für E-Discovery senken können

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ich habe gerade eine Prüfungsmitteilung vom Finanzamt erhalten. Um mich zu verteidigen, schicke ich meiner Buchhalterin meine Online-Banking-Zugangsdaten zusammen mit allen E-Mails, die ich in Bezug auf alle meine Konten gesendet oder empfangen habe, sowie jede SMS, die ich gesendet oder empfangen habe, den Zugang zu allen meinen Konten in den sozialen Medien und den kompletten Cache meines Browserverlaufs und meiner Cookies, damit sie ihn überprüfen kann.

An dieser Stelle denken Sie wahrscheinlich: "Sind Sie verrückt? Weißt du, wie viel das kosten wird?" Und genau das ist der Punkt. Es wird sie ein kleines Vermögen kosten, sich durch all diese Daten zu wühlen, von denen die meisten reine Zeitverschwendung sind, während sie E-Mail-Salven über die Minutien von Aufträgen liest, um die Details des Geschäftsessens zu finden, das ich abgeschrieben habe. Das ist schon verrückt, und doch ist es genau das, was die meisten Unternehmen tun, wenn es um E-Discovery geht.

Was ist E-Discovery und warum kostet es so viel?

Unter E-Discovery versteht man das Suchen, Sichern und Durchsuchen von Daten, damit sie in einem Rechtsfall als Beweismittel verwendet werden können. Diese Bemühungen konzentrieren sich in der Regel auf E-Mails, können aber auch Texte, Dokumente, Bilder, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Audiodateien, Kalender, Websites, Computerprogramme und sogar Malware umfassen. Kein Wunder, dass ein durchschnittlicher Fall das digitale Äquivalent von 100 LKW-Ladungen Material umfasst. [1] Aber das muss nicht sein.

Trotz des starken Anstiegs der Datenproduktion, der Compliance-Anforderungen und der Gerichtsverfahren sind viele Unternehmen nicht auf E-Discovery vorbereitet. Infolgedessen wühlen sie sich durch alle Abteilungen und ziehen externe Partner für die Informationen hinzu. Ohne eine wirksame Methode, um festzustellen, welche Daten relevant sind, sammeln sie alles, was ihnen in die Hände fällt, und bezahlen Anwälte, um es zu sortieren. Aus diesem Grund macht die Überprüfung von Dokumenten 70 % der Kosten für die Offenlegung aus, und die Kosten für die Offenlegung pro Fall können sich auf über 1 Million US-Dollar belaufen. [2] Im Jahr 2019 wurde der Markt für E-Discovery auf 11,23 Milliarden US-Dollar geschätzt, mit einem jährlichen Wachstum von fast 13 % auf etwa 20,63 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024. [3]

Können Sie sich vorstellen, dass ein CFO, der sich diese Zahlen ansieht, nicht darauf besteht, Wege zur Kostensenkung zu finden? Und es gibt einfache Schritte, die jede Organisation unternehmen kann, um dies zu tun. Dazu gehören Investitionen in die entsprechende Technologie und strategische Überlegungen über den Fluss, die Organisation und die Speicherung von Informationen.

Kostensenkung bei E-Discovery Schritt 1: Lassen Sie die Technologie für sich arbeiten

Die richtige Technologie kann einem Unternehmen helfen, seine Daten zu organisieren, bevor eine Durchsuchung stattfindet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die relevanten Informationen erfasst werden, wodurch sich die Menge des zu prüfenden Materials erheblich verringert - und damit auch die Kosten für die Prüfung.

Die Automatisierung von e-Discovery-Software kann ebenfalls dazu beitragen, die menschlichen Grenzen auszugleichen. Eine Studie der RAND Corporation kam zu dem Schluss, dass "angesichts des Zielkonflikts zwischen Lesegeschwindigkeit und Verständnis, insbesondere in Anbetracht der Komplexität der Dokumente, die in großen Rechtsstreitigkeiten offengelegt werden müssen, es unrealistisch ist, eine große Verbesserung der menschlichen Überprüfungsrate zu erwarten". [4]

Im Idealfall, so schlagen die Experten vor, sollte die von Ihnen verwendete Technologie der "einfache Teil" der E-Discovery sein. Wie sieht der einfache Teil aus?

• Das System läuft im Hintergrund und erfordert kein aktives Eingreifen des Benutzers. Wenn eine E-Discovery-Lösung beispielsweise E-Mails bei ihrer Erstellung erfasst und indiziert, ist das Risiko von Benutzerfehlern oder einer inkonsistenten Anwendung gering.
• So sind Daten leicht zu finden. Die Erfassung von Daten ist ein guter Anfang, aber letztlich ist sie nur dann wirklich hilfreich, wenn man sie schnell wiederfinden kann. Die besten E-Discovery-Systeme verfügen über eine robuste Suchfunktion und ein einfaches Dashboard.
• Es automatisiert die Überprüfung. Die manuelle Überprüfung ist kostspielig, so dass die Automatisierung dieses Prozesses eine große Kostenersparnis bedeuten kann. Technologiegestützte Überprüfungswerkzeuge (TAR) können die Überprüfung beschleunigen, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen, indem sie Algorithmen verwenden, um von einer kleinen Menge von Testdokumenten auf eine viel größere Menge von Dokumenten zu schließen. Auf diese Weise kann die Anzahl der Dokumente, die von Menschen überprüft werden müssen, um bis zu 90 % reduziert werden, was die Prozesskosten für E-Discovery um bis zu einem Drittel senken kann.[5]
• Es ist schnell. Wenn Ihre E-Discovery Millionen von Dokumenten umfasst, summieren sich Verzögerungen von nur einem Bruchteil einer Sekunde beim Laden einer E-Mail oder der Anzeige eines Suchergebnisses zu erheblichen Produktivitätsverlusten. Sie werden wissen wollen, was die Anbieter über die Geschwindigkeit und Effizienz ihrer Produkte sagen - aber die Experten empfehlen, sie selbst zu testen.[6]

Schritt 2: Überdenken Sie die Art und Weise, wie Sie Informationen verwalten

Da die von uns erzeugten Datenmengen exponentiell ansteigen (die International Data Corporation prognostiziert, dass bis 2025 weltweit 79,4 Zettabyte gespeichert werden [7] ), ist es wichtiger denn je, diese Daten effektiv zu verwalten. Zu den wichtigsten Schritten im Zusammenhang mit E-Discovery gehören:

• Eine gute Datenhygiene praktizieren. Das International Data Sanitation Consortium definiert Datenhygiene als "den Prozess, der sicherstellt, dass alle fehlerhaften, doppelten oder ungenutzten Daten ordnungsgemäß klassifiziert und durch automatisierte Durchsetzung von Richtlinien laufend in die entsprechende Lebenszyklusphase zur Speicherung, Archivierung oder Vernichtung überführt werden." [8] Mit anderen Worten: Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Daten aufbewahren, die Sie benötigen, und zwar so lange, wie Sie sie brauchen, und sie dann vernichten.
• Identifizieren Sie Ihre E-Discovery-Hotspots. Durch die Nachverfolgung und Analyse Ihrer juristischen Historie können Sie die Quelle Ihrer Legal Holds ermitteln (ein Verfahren, mit dem sichergestellt wird, dass wichtige Daten aufbewahrt werden). Kommen sie aus der Finanzabteilung, der Personalabteilung oder dem Vertrieb? Wenn Sie die Antwort kennen, können Sie strategisch über die Datenaufbewahrung nachdenken.
• Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen bei ihren E-Discovery-Bemühungen auf mehrere Tools und Partner zurückgreifen. So kann ein Unternehmen beispielsweise ein Tool für die Archivierung und ein anderes für die Benachrichtigung über die Sperrung von Dokumenten verwenden und die Überprüfung der Dokumente auslagern. Sie können Geld sparen, indem Sie den Prozess rationalisieren und Ihren Arbeitsablauf straffen.
• Dokumente ordnungsgemäß kennzeichnen. Dies mag sich wie ein Selbstläufer anhören, aber in der Tat verknüpfen die meisten Unternehmen E-Mails oder Faxe nicht routinemäßig mit einem bestimmten Projekt. Dabei kann dieser einfache Schritt viel Zeit sparen - vorausgesetzt, die Mitarbeiter sind darin geschult, ihn konsequent und korrekt durchzuführen.
• Begrenzung der zu durchsuchenden Bereiche. Bei E-Discovery sind die benötigten Daten wahrscheinlich auf ein einzelnes Projekt oder einen Vorfall bezogen. Wenn das der Fall ist, können Sie mit einer Suche nach Domänen schnell Daten herausfiltern, die keinen Bezug haben. Ebenso können Sie die Menge der zu prüfenden Daten begrenzen, indem Sie sich auf die Hauptakteure (oder Verwahrer) konzentrieren, die Zugang zu den Daten haben, und doppelte Verwahrer (z. B. Assistenten) ignorieren, die nur über Kopien der Originaldaten verfügen. Eine weitere effektive Möglichkeit, die Anzahl der zu prüfenden Dokumente zu reduzieren, besteht darin, die Daten zu entdoppeln.

Auch bei der Überprüfung von Dokumenten lohnt es sich, nach dem besten Angebot zu suchen, da die Angebote um bis zu 2.000 % variieren können. [9] Bei einer so enormen Spanne sollten Sie mehrere Angebote einholen und diese sorgfältig analysieren.

Die Quintessenz

E-Discovery ist oft teurer als nötig, weil Unternehmen nicht über die nötigen Werkzeuge und Verfahren verfügen, um die wichtigsten Informationen herauszufiltern. Um diese Kosten deutlich zu senken, sollten Sie eine automatisierte E-Discovery-Lösung einsetzen und die Art und Weise, wie Ihre Daten generiert, organisiert und gespeichert werden, neu überdenken.

[1] " eDiscovery Opportunitätskosten: Was ist der effizienteste Ansatz? ," Logikcull

[2] Ebd.

[3] " An eDiscovery Market Size Mashup: 2019-2024 Worldwide Software and Services Overview ," Complex Discovery

[4] " Wohin das Geld fließt: Understanding Litigant Expenditures for Producing Electronic Discovery ," The RAND Corporation

[5] " Wege, bei eDiscovery viel Geld zu sparen ," Clarilegal

[6] " 7 weitere Möglichkeiten zur Senkung der Kosten für E-Discovery ," Everlaw

[7] " Worldwide Global DataSphere IoT Device and Data Forecast, 2019-2023," IDC

[8] " Terminologie und Definitionen zur Datensanitisierung ," IDSC

[9] " Wege, bei eDiscovery viel Geld zu sparen ," Clarilegal