Finanzdienstleistungen: Ein Lehrbuchfall für E-Discovery

Wenn es um Rechtsstreitigkeiten und Regulierung geht, ist die Finanzdienstleistungsbranche mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, die nur in diesem Sektor vorkommen. Allein die Banken geben oft bis zu fünf Prozent ihres Umsatzes für die Einhaltung von Vorschriften aus, wobei jeder Fünfte dies als sein größtes Problem bezeichnet. [1]

Die gerichtliche Offenlegung ist oft der kostspieligste und zeitaufwändigste Teil des Prozesses, wobei die explosionsartige Zunahme von E-Mails, Texten und anderen elektronisch gespeicherten Informationen die Belastung für die Branche erheblich erhöht. Dies macht den Sektor reif für E-Discovery-Lösungen, die die Überprüfung von Dokumenten automatisieren und rationalisieren können.

Herausforderungen für Entdecker

Die ohnehin schon anspruchsvollen Anforderungen an die Offenlegung von Informationen für Finanzdienstleister werden noch weiter verschärft:

• Elektronisch gespeicherte Informationen verbreiten sich in einem noch nie dagewesenen Ausmaß. Die UBS liefert ein anschauliches Beispiel. Die in der Schweiz ansässige multinationale Bank ist verpflichtet, die gesamte Kommunikation mit ihren Millionen von Kunden aufzuzeichnen, einschließlich der Aufzeichnung von mehreren hunderttausend Stunden Telefongesprächen pro Tag. Die Aufsichtsbehörden verlangen von der Firma, dass sie einige dieser Gespräche bis zu 20 Jahre lang aufbewahrt, so dass sie Teil der Offenlegungspflicht sind.[2]
• Die Offenlegung von Daten kann mit dem Schutz der Privatsphäre kollidieren. Die Speicherung und Erstellung der erforderlichen Daten kann mit verschiedenen Gesetzen zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher in Konflikt geraten. Die Situation kann noch komplizierter werden, wenn ein Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist. In den USA schreibt Kalifornien beispielsweise einen stärkeren Schutz der Privatsphäre vor (dank des California Consumer Privacy Act) als andere Bundesstaaten. Für den Finanzdienstleistungssektor macht dies die Aufbewahrung und den Abruf von Daten noch komplexer.
• Benutzerdefinierte Anwendungen bringen zusätzliche Komplexität. Auch hier ist die Situation bei UBS aufschlussreich. Das Unternehmen berichtet, dass für ein typisches Discovery-Projekt Daten von mehr als 10 verschiedenen Chat-Plattformen benötigt werden können, die Online-Unterhaltungen über einen Zeitraum von mehreren Jahren umfassen. Und dies ist nur ein Beispiel. Finanzdienstleistungsunternehmen setzen in der Regel Tausende von benutzerdefinierten Anwendungen ein, die sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten nutzen - und die alle Gegenstand von Offenlegungsanforderungen sein können.
• Gute Leute sind schwer zu finden. Die Verwaltung und Auswertung von Daten erfordert erhebliches Fachwissen. Der Data Miner muss nicht nur mit der erforderlichen Technologie und dem regulatorischen Umfeld des Instituts vertraut sein, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Arbeitsweise des Unternehmens haben. Dies ist keine übliche Qualifikation.

Eine Fülle von rechtlichen Bedrohungen

All dies wäre vielleicht nicht so wichtig, wenn das rechtliche Umfeld für die Finanzdienstleistungsbranche nicht so tückisch wäre. Aber das ist sie. Neben aggressiven Aufsichtsbehörden sehen sich Finanzdienstleistungsunternehmen regelmäßig mit Klagen von Kunden, Anlegern und Konkurrenten - sowie anderen interessierten Parteien - konfrontiert.

Zu den routinemäßigen Rechtsfragen, mit denen die Branche konfrontiert ist, gehören:

• Haftung des Kreditgebers
• Verletzung der Treuhandpflicht
• Vertragsbruch
• Betrügerische Geldüberweisungen
• Streitigkeiten über die Verwirkung

Ein Fall aus dem Lehrbuch für E-Discovery: Sparen

Das bringt uns zu E-Discovery - dem Prozess des Suchens, Sicherns und Durchsuchens digitaler Daten, damit sie als Beweismittel in einem Rechtsfall verwendet werden können. Diese Bemühungen konzentrieren sich in der Regel auf E-Mails, können aber auch Texte, Dokumente, Bilder, Tabellen, Datenbanken, Audiodateien, Kalender, Websites, Computerprogramme und sogar Malware umfassen.

Durch den Einsatz von Technologien wie maschinellem Lernen, prädiktiver Kodierung und Analysesoftware reduziert E-Discovery die Datenmenge, die von Anwälten geprüft werden muss. Zu diesem Zweck werden irrelevante Materialien aussortiert und diejenigen Dokumente und Dateien markiert, die am ehesten sachdienliche Informationen enthalten. Da die Überprüfung von Dokumenten 70 % der Kosten für die Offenlegung von Dokumenten ausmacht und die Kosten für die Offenlegung von Dokumenten pro Fall häufig 1 Million Dollar übersteigen, kann die Ersetzung der manuellen durch die e-Discovery die Rechtskosten eines Unternehmens drastisch senken. [3]

In Anbetracht des Ausmaßes der Rechtsstreitigkeiten, auf die sich Finanzdienstleister einstellen müssen, ist dieser Sektor ein Paradebeispiel für die Nutzung der zahlreichen Vorteile von E-Discovery. Der wichtigste von ihnen:

• Die Technologie lernt weiter. Eine Technologie, die relevante Daten, die unter einem Berg von weniger relevantem Material verborgen sind, aufspüren kann, ist von großem Wert. Noch besser ist, dass die prädiktive Kodierung einer E-Discovery-Lösung mit fortschreitender Prüfung lernt, welche Informationen für den Fall am relevantesten sind, und die Suche entsprechend anpasst.
• Mustererkennung kann die Schwärzung automatisieren. Wie bereits erwähnt, müssen Finanzdienstleister die Privatsphäre der Verbraucher während des Offenlegungsprozesses schützen. Durch die Erkennung von Mustern können E-Discovery-Lösungen Sozialversicherungsnummern, Kontonummern, Straßenadressen und andere sensible Informationen erkennen. Diese Daten können dann zur manuellen Schwärzung markiert oder automatisch geschwärzt werden.
• Flexibilität ermöglicht Skalierbarkeit. Auch wenn die Menschen noch so fleißig sind, können sie nur eine bestimmte Menge an Daten überprüfen. Digitale Lösungen können jedoch so skaliert werden, dass sie selbst die größten Discovery-Projekte bewältigen können - auch wenn nicht alle E-Discovery-Software gleich gut skalierbar ist.
• E-Discovery kann in andere Systeme integriert werden. Bestimmte E-Discovery-Lösungen können in andere Content-Management-Tools (z. B. Dokumentenspeicher) integriert werden. Dadurch können große Datenmengen dort indiziert, durchsucht und gesammelt werden, wo sie sich befinden, anstatt sie erst exportieren zu müssen - eine zeitraubende Aufgabe.
• E-Discovery-Tools können unternehmensweite Suchen durchführen. Die Finanzdienstleistungsbranche ist eine der am stärksten regulierten Branchen weltweit. Durch die Suche in den Daten eines multinationalen Unternehmens über alle Geschäftsbereiche und Regionen hinweg kann E-Discovery den Instituten helfen, die Vorschriften in allen Regionen einzuhalten.
• E-Discovery kann Rechtsstreitigkeiten verhindern. E-Discovery ist nicht nur eine defensive Waffe. Eine E-Discovery-Lösung kann auch proaktiv eingesetzt werden, um Verstöße zu erkennen oder Aufbewahrungsregeln auf Dokumente anzuwenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass erforderliche Daten sicher gespeichert werden, während unnötige Daten - oder Daten, die gar nicht erst aufbewahrt werden sollten - aussortiert werden.

Ein weiterer bedeutender Vorteil für Finanzunternehmen besteht darin, dass digitale Daten im Gegensatz zu Papierdokumenten zusätzliche Informationen enthalten, z. B. Zeit- und Datumsstempel sowie Verfasser- und Empfängermarkierungen. In Rechtsfällen kann diese Art von Beweismitteln von unschätzbarem Wert sein.

Die Quintessenz

Der Prozess der gerichtlichen Offenlegung ist sowohl zeitaufwändig als auch kostspielig, aber mehrere Faktoren machen ihn für die Finanzdienstleistungsbranche besonders beschwerlich. Durch die Automatisierung und Rationalisierung des Prozesses mit Hilfe von E-Discovery können die Unternehmen dieses Sektors den Zeitaufwand, die Kosten und die damit verbundenen Risiken erheblich reduzieren.

[1] " Globaler regulatorischer Ausblick 2020 ," Duff & Phelps

[2] " eDiscovery: Best Practices in Global Financial Services Organizations ," Ethical Boardroom

[3] " eDiscovery Opportunitätskosten: Was ist der effizienteste Ansatz? ," Logikcull