3 Tipps für Ihren E-Discovery-Aktionsplan

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was passieren würde, wenn Sie den Status quo der herkömmlichen Compliance- und E-Discovery-Lösungen in Frage stellen und proaktiver über Ihre Bereitschaftspläne nachdenken würden? Würde das bedeuten:

• Weniger kostspieliges Outsourcing?
• Mehr Zeit für Ihren Beruf?
• Weniger Fluchausbrüche?

Bei Mimecast haben wir viel strategisches Denken und Investitionen in die Frage gesteckt, wie ein "perfektes" Archiv nach Meinung unserer Kunden aussehen sollte. Wir haben laut und deutlich gehört, dass das ständige Reagieren auf Rechtsstreitigkeiten ein riskantes Spiel ist, ganz zu schweigen von den Kosten. Die Tatsache, dass Unternehmen aller Größen weltweit zumindest einen Teil des E-Discovery-Prozesses "intern" verwalten, trägt zu einem gesunden Wachstum des E-Discovery-Marktes bei. Laut IDC " sind die Lösungen für E-Discovery-Software immer benutzerfreundlicher geworden, mit mehr Integrationsmöglichkeiten und unsichtbaren Analysen, die es den E-Discovery-Fachleuten ermöglichen, ihre Arbeit einfach besser zu erledigen, ohne dass sie alle technischen Aspekte verstehen müssen, die in der Vergangenheit erforderlich waren."1

Daher ist es an der Zeit, Ihren E-Discovery-Aktionsplan zu überdenken und zu prüfen, wer daran beteiligt ist und was auf dem Spiel steht. Der branchenführende Analyst Gartner bietet wertvolle Einblicke zu diesem Thema. Wir haben gemeinsam mit ihnen "Strengthen E-Discovery Readiness to Reduce Cost and Risk," neue Forschungsergebnisse veröffentlicht, von denen wir glauben, dass sowohl IT- als auch Rechtsteams davon profitieren werden. Eine bessere Kontrolle über Ihre Daten und Ihr Budget ist das ultimative Ziel, insbesondere wenn die Uhr tickt. Ein guter Startpunkt sind drei einfache Fragen:

Wer ist für E-Discovery zuständig?

Laut Gartner ist "E-Discovery-Bereitschaft eine Initiative, die rechtliche, IT- und geschäftliche Belange umfasst und auch mit Archivierungs- und Datenverwaltungsstrategien in Einklang gebracht werden kann".2 Die Aufklärung funktionsübergreifender Interessengruppen aus den Bereichen Recht, IT, Sicherheit und Compliance ist erforderlich. Politische Entscheidungen sollten auf der Grundlage der rechtlichen und Compliance-Anforderungen sowie der Zugriffsanforderungen für die relevanten Daten getroffen werden. Beginnen Sie einen Dialog über das Risikoprofil Ihres Unternehmens und darüber, wie Sie gemeinsam einen größeren Nutzen aus Ihren Informationen ziehen können, um eine Entscheidungsfindung in Echtzeit zu ermöglichen und Ihre Fallstrategie in einem früheren Stadium des Prozesses festzulegen.

Welche Werkzeuge brauche ich für E-Discovery?

Nur sehr wenige Unternehmen oder Anbieter können den gesamten Prozess der elektronischen Beweisführung, wie er im Electronic Discovery Reference Model (EDRM)3 beschrieben ist, abdecken. Beginnen Sie mit einer integrierten Archivlösung mit speziell entwickelten E-Discovery-Funktionen, um einfach einen Vorteil bei Early Case Assessments (ECAs) zu erhalten. Insbesondere die Bereiche Identifizierung, Aufbewahrung und Sammlung des EDRM-Prozesses sollten mit internen Tools abgedeckt werden. Dies führt dazu, dass weniger Kosten für die Auslagerung anfallen.

So führt beispielsweise ein mangelndes Informationsmanagement im gesamten Unternehmen zu einer Überfülle von Datenspeichern, was wiederum zu einem erhöhten Zeitaufwand für die Suche nach potenziell relevanten Inhalten führt. Unterm Strich kann die Aufbewahrung von Daten, die nicht der gesetzlichen oder geschäftlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, eine enorme Kostenbelastung bei E-Discovery darstellen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, einen Anwalt stundenweise zu bezahlen, um doppelte oder nicht aussagekräftige Daten zu überprüfen. Die Überprüfung ist der teuerste Teil des EDRM-Prozesses und macht bis zu 70 % der gesamten E-Discovery-Kosten aus.4 Interne Archivierungstools, die Aufbewahrung, Sammlung und First-Pass-Überprüfung bieten, sollten so positioniert sein, dass sie Ihrem Unternehmen einen sofortigen ROI bringen.

Wo archiviere ich die Daten für E-Discovery?

Unternehmen, die keine Datenübersicht haben, wissen oft nicht, welche Inhalte sie haben, wem sie gehören und wie viele Kopien existieren. In Anbetracht der Tatsache, dass Daten aus E-Mails, Anhängen, Dateien, sozialen Medien und Systemen für die Zusammenarbeit im Unternehmen gesammelt werden, ist es sicher, dass Sie eine intelligentere Methode benötigen, um Daten unter Kontrolle zu bringen. Eine Cloud-Archivierungslösung kann Ihnen auch dabei helfen, eine Datenübersicht über alle elektronisch gespeicherten Informationsquellen zu erstellen, was oft der erste Schritt bei der Durchführung von ECAs ist. Noch wichtiger ist, dass sie die Aufbewahrung und Suche in einem sicheren, zentralisierten Repository enthalten kann, um die langfristige Aufbewahrung mit unbegrenzter Speicherkapazität zu unterstützen. Dies bedeutet, dass Ihr digitales Unternehmensgedächtnis immer intakt und jederzeit verfügbar ist.

Eines ist sicher: Die Kosten und Risiken von E-Discovery hängen direkt damit zusammen, wie effizient Sie und Ihre Mitarbeiter die Informationen Ihres Unternehmens verwalten. Wir wissen, dass es schwierig ist, mit der sich verändernden Landschaft Schritt zu halten und Ihre E-Discovery-Strategien für das neue digitale Zeitalter zukunftssicher zu machen. In einer perfekten Welt würde dies bedeuten, dass Sie Ihre E-Discovery-Herausforderungen proaktiver angehen, um Kosten und Risiken zu kontrollieren.